La gestion par exception est une approche qui utilise parfois des méthodes et des procédures en dehors des politiques et procédures normales afin d’atteindre un certain objectif. Cette approche peut être utilisée dans le cadre de la réponse à un problème qui survient au cours d’un projet spécifique ou au cours d’un certain type de fonction continue au sein de la structure de l’entreprise. Cette apparition d’une certaine forme d’écart par rapport aux résultats attendus ou budgétisés appelle à adapter et dans certains cas à abandonner les processus normaux de gestion au profit d’une approche susceptible de répondre positivement à ces résultats anormaux.
Dans de nombreux cas, la gestion par exception ou (MBE) nécessite que le manager délègue des fonctions spécifiques à d’autres qui font partie de l’équipe ou du groupe impacté par les résultats anormaux. Dans le cadre des fonctions de cet employé, il ou elle utilisera probablement des processus conçus pour traiter spécifiquement cet écart, tandis que le reste de l’équipe continue d’utiliser des procédures et pratiques opérationnelles standard pour gérer d’autres fonctions de l’entreprise.
Le degré d’implication que le gestionnaire conserve dans ce processus variera en fonction de la culture d’entreprise et de la nature de l’exception. Dans certains cas, la gestion par exception se concentrera sur le développement d’une procédure alternative pour résoudre le problème, puis transférera la responsabilité de la mise en œuvre de cette procédure à un membre de son équipe. Cette approche a un certain mérite, dans la mesure où l’exception est traitée sans créer de demandes indues sur le temps du gestionnaire. Cela permet de s’assurer que les autres fonctions sous la responsabilité du gestionnaire ne souffrent pas d’un manque d’attention, permettant à l’entreprise de continuer à fonctionner à un taux d’efficacité plus élevé.
Avec une approche de gestion par exception, le gestionnaire continue d’être tenu responsable devant les supérieurs hiérarchiques de l’entreprise, mais évite le danger de microgérer les activités de chaque membre de l’équipe. En supposant que les membres de l’équipe soient sélectionnés avec soin et soient responsabilisés par le bon type de formation, le manager passe moins de temps à regarder par-dessus l’épaule de chaque employé et plus de temps à fonctionner comme un facilitateur et une ressource pour chacun des membres de son équipe. Le résultat final de la gestion par exception peut être le développement progressif des employés actuels pour des postes de direction qui pourraient être disponibles dans les années à venir, ainsi que la possibilité pour les employés de développer et de démontrer des talents et des capacités qui auraient pu être moins apparents dans un contexte plus atmosphère restrictive.