Le cycle comptable est une série d’étapes qui sont toujours suivies dans les bonnes pratiques comptables. Les étapes couvrent l’ensemble du processus, de la première collecte de données sur les transactions jusqu’à la clôture des comptes. Le cycle comptable a donc lieu une fois dans chaque période de reporting, c’est-à-dire l’intervalle auquel les comptes sont produits. La durée de la période de déclaration peut aller d’une semaine pour une grande entreprise à un an pour un travailleur indépendant avec peu de transactions. Le cycle comptable s’applique le plus directement à la comptabilité manuelle, connue sous le nom de tenue de livres, bien que les principes généraux soient couverts par des méthodes comptables informatisées.
Le nombre d’étapes du cycle comptable dépend de la façon dont il est ventilé. Dans cette explication, il y a neuf étapes. La première étape consiste à collecter les données pour les transactions, telles que la caisse enregistreuse dans un magasin ou la paie des employés. Ceux-ci sont souvent classés dans des catégories déterminées par le système comptable de l’entreprise. Les catégories peuvent couvrir différents magasins ou différents types de produits, par exemple.
La deuxième étape est la journalisation, qui consiste simplement à ajouter les données à un enregistrement courant, généralement connu sous le nom de journal général ou livre d’entrée d’origine. La troisième étape consiste à totaliser les chiffres sur toute la période de rapport dans ce que l’on appelle le grand livre général. La quatrième étape consiste à produire ce qu’on appelle une balance de vérification non ajustée. Il s’agit simplement de vérifier que le total de tous les soldes créditeurs tels que les revenus et les actifs est égal au total de tous les soldes débiteurs tels que les dépenses et les passifs. Si les totaux ne sont pas égaux, c’est le signe qu’une erreur a été commise dans le processus et doit être identifiée et corrigée.
La cinquième étape consiste à noter tous les ajustements de fin de période, qui comprennent les revenus ou les dépenses qui ont été gagnés ou engagés, mais qui n’ont pas encore été enregistrés. L’étape six est la balance de vérification ajustée, qui répète le processus de l’étape quatre mais inclut les ajustements de fin de période. Encore une fois, les soldes créditeurs doivent être égaux aux soldes débiteurs.
La septième étape consiste à préparer les états financiers en utilisant les chiffres qui ont été confirmés par la sixième étape. La huitième étape consiste à ajouter le chiffre global du profit ou de la perte aux actifs enregistrés de l’entreprise, par exemple en plus de son solde de trésorerie. Cela signifie que l’argent des transactions au cours de la période de déclaration est entièrement « comptabilisé » et n’apparaît pas dans les chiffres des transactions de la période suivante. Ce processus est connu sous le nom de clôture des comptes. La neuvième étape consiste à vérifier que les modifications apportées au solde de l’étape huit sont correctes.