Pour faire face à un milieu de travail en constante évolution, les professionnels de l’administration se voient confier un large éventail de responsabilités. Ces professionnels de bureau peuvent se spécialiser dans un certain nombre de domaines, des professions juridiques, médicales et éducatives aux domaines gouvernementaux ou technologiques. Les compétences administratives varieront selon les différentes industries ainsi que les différents emplacements géographiques.
Bien que ce ne soit pas toujours requis, de nombreux professionnels de l’administration sont certifiés ou détiennent des diplômes en commerce, administration, technologie des systèmes de bureau ou programmes connexes. Tous ces postes nécessiteront généralement au moins un diplôme d’études secondaires à l’entrée. De plus, il est souvent utile d’avoir une expérience ou une formation dans un domaine particulier. Par exemple, ceux qui travaillent dans un cadre juridique pourraient trouver avantageux d’avoir des compétences administratives liées aux études de parajuriste.
Les professionnels de bureau dans les industries technologiques peuvent trouver utile de posséder des compétences supplémentaires en mathématiques, en sciences ou en informatique. La plupart des emplois au sein de la fonction publique nécessitent également la réussite d’un examen de la fonction publique. La formation continue, les ateliers et les organisations professionnelles sont d’autres excellents moyens d’acquérir des connaissances et des compétences administratives supplémentaires.
Bien que leurs fonctions puissent varier d’un domaine à l’autre et d’un endroit à l’autre, la plupart des professionnels de bureau partageront toujours un ensemble similaire de capacités. L’un d’eux comprend de solides compétences en organisation. Les professionnels de l’administration doivent avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’utiliser des compétences en gestion du temps. Les employés administratifs sont connus pour jongler avec de nombreuses tâches et clients en plus de respecter les délais. Ces professionnels doivent non seulement fournir des procédures générales de bureau, mais également du personnel de soutien; effectuer la planification ; gérer les achats; former d’autres; et interagir avec les clients, les fournisseurs et le grand public.
De plus, les compétences administratives des employés de bureau doivent inclure une communication exceptionnelle, à la fois écrite et orale. Non seulement ils sont responsables du traitement rapide et efficace de tous les appels, mais ils doivent également vérifier régulièrement les messages vocaux et e-mail, en les transférant aux parties appropriées. De solides compétences en rédaction, en recherche et en grammaire sont également importantes pour le bon traitement de la correspondance écrite à l’intérieur et à l’extérieur du bureau. Les professionnels de l’administration sont essentiellement la bouée de sauvetage du bureau.
Avoir une connaissance des directives de base de l’étiquette des affaires et faire preuve de discrétion avec du contenu et des matériaux sensibles sont des compétences administratives supplémentaires nécessaires dans un bureau. Un autre aspect essentiel du travail comprend les compétences technologiques. Les professionnels de bureau doivent avoir de solides compétences en informatique et en saisie au clavier. Ils doivent également rester informés des changements technologiques dans divers systèmes logiciels comme le traitement de texte, les tableurs et les bases de données, et maintenir des compétences Internet adéquates. La gestion des dossiers est également essentielle.
La tenue des dossiers comprend des procédures de classement qui impliquent à la fois un classement électronique et un classement manuel. Au milieu de tout cela, les employés administratifs sont souvent tenus de maintenir la paperasse et les fournitures ainsi que de distribuer le courrier et les colis. De plus, les équipements du bureau, tels que les télécopieurs, les copieurs et les imprimantes, doivent être vérifiés et entretenus tout au long de la journée. Les compétences administratives nécessitent une éducation et une formation tout au long de la vie afin de suivre l’évolution des technologies et des demandes mondiales.