Pour faire face ? un milieu de travail en constante ?volution, les professionnels de l’administration se voient confier un large ?ventail de responsabilit?s. Ces professionnels de bureau peuvent se sp?cialiser dans un certain nombre de domaines, des professions juridiques, m?dicales et ?ducatives aux domaines gouvernementaux ou technologiques. Les comp?tences administratives varieront selon les diff?rentes industries ainsi que les diff?rents emplacements g?ographiques.
Bien que ce ne soit pas toujours requis, de nombreux professionnels de l’administration sont certifi?s ou d?tiennent des dipl?mes en commerce, administration, technologie des syst?mes de bureau ou programmes connexes. Tous ces postes n?cessiteront g?n?ralement au moins un dipl?me d’?tudes secondaires ? l’entr?e. De plus, il est souvent utile d’avoir une exp?rience ou une formation dans un domaine particulier. Par exemple, ceux qui travaillent dans un cadre juridique pourraient trouver avantageux d’avoir des comp?tences administratives li?es aux ?tudes de parajuriste.
Les professionnels de bureau dans les industries technologiques peuvent trouver utile de poss?der des comp?tences suppl?mentaires en math?matiques, en sciences ou en informatique. La plupart des emplois au sein de la fonction publique n?cessitent ?galement la r?ussite d’un examen de la fonction publique. La formation continue, les ateliers et les organisations professionnelles sont d’autres excellents moyens d’acqu?rir des connaissances et des comp?tences administratives suppl?mentaires.
Bien que leurs fonctions puissent varier d’un domaine ? l’autre et d’un endroit ? l’autre, la plupart des professionnels de bureau partageront toujours un ensemble similaire de capacit?s. L’un d’eux comprend de solides comp?tences en organisation. Les professionnels de l’administration doivent avoir la capacit? d’effectuer plusieurs t?ches ? la fois et d’utiliser des comp?tences en gestion du temps. Les employ?s administratifs sont connus pour jongler avec de nombreuses t?ches et clients en plus de respecter les d?lais. Ces professionnels doivent non seulement fournir des proc?dures g?n?rales de bureau, mais ?galement du personnel de soutien; effectuer la planification?; g?rer les achats; former d’autres; et interagir avec les clients, les fournisseurs et le grand public.
De plus, les comp?tences administratives des employ?s de bureau doivent inclure une communication exceptionnelle, ? la fois ?crite et orale. Non seulement ils sont responsables du traitement rapide et efficace de tous les appels, mais ils doivent ?galement v?rifier r?guli?rement les messages vocaux et e-mail, en les transf?rant aux parties appropri?es. De solides comp?tences en r?daction, en recherche et en grammaire sont ?galement importantes pour le bon traitement de la correspondance ?crite ? l’int?rieur et ? l’ext?rieur du bureau. Les professionnels de l’administration sont essentiellement la bou?e de sauvetage du bureau.
Avoir une connaissance des directives de base de l’?tiquette des affaires et faire preuve de discr?tion avec du contenu et des mat?riaux sensibles sont des comp?tences administratives suppl?mentaires n?cessaires dans un bureau. Un autre aspect essentiel du travail comprend les comp?tences technologiques. Les professionnels de bureau doivent avoir de solides comp?tences en informatique et en saisie au clavier. Ils doivent ?galement rester inform?s des changements technologiques dans divers syst?mes logiciels comme le traitement de texte, les tableurs et les bases de donn?es, et maintenir des comp?tences Internet ad?quates. La gestion des dossiers est ?galement essentielle.
La tenue des dossiers comprend des proc?dures de classement qui impliquent ? la fois un classement ?lectronique et un classement manuel. Au milieu de tout cela, les employ?s administratifs sont souvent tenus de maintenir la paperasse et les fournitures ainsi que de distribuer le courrier et les colis. De plus, les ?quipements du bureau, tels que les t?l?copieurs, les copieurs et les imprimantes, doivent ?tre v?rifi?s et entretenus tout au long de la journ?e. Les comp?tences administratives n?cessitent une ?ducation et une formation tout au long de la vie afin de suivre l’?volution des technologies et des demandes mondiales.
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