Étant donné que tant d’affaires sont maintenant menées par courrier électronique, la compréhension de l’étiquette du courrier électronique professionnel est d’une grande valeur. Quelques lignes directrices à garder à l’esprit sont de connaître son public, de garder une communication courte et précise, et de garder le courrier électronique professionnel similaire au courrier professionnel ordinaire. Dans ces lignes directrices sur l’étiquette des e-mails professionnels, il existe plusieurs exceptions.
Si l’on répond à une demande d’emploi ou à une publication professionnelle, assurez-vous de vérifier si possible si l’on peut envoyer des pièces jointes. Un e-mail professionnel en réponse à une offre d’emploi doit être essentiellement une lettre de motivation. La plupart des annonces indiqueront s’il faut joindre un curriculum vitae ou couper et coller le curriculum vitae. Certaines entreprises n’ouvriront pas les pièces jointes et supprimeront les e-mails contenant des pièces jointes.
De plus, lorsqu’une pièce jointe est acceptable, assurez-vous qu’elle n’est pas très longue. L’envoi de tout ce qui dépasse 150 XNUMX est considéré comme une grave violation de l’étiquette des e-mails professionnels dans la plupart des cas. Cependant, un projet sur lequel deux personnes travaillent ensemble peut parfois nécessiter des graphiques ou des fichiers de projet qui occupent plus d’espace. Vérifiez simplement si l’associé souhaite que ceux-ci soient envoyés par e-mail. Il ou elle peut préférer une copie de disque de courrier postal pour réduire le temps de chargement d’un e-mail.
L’étiquette du courrier électronique professionnel suggère d’utiliser la formalité pour s’adresser aux gens. En général, adressez-vous aux gens comme vous le feriez si vous leur parliez. Si l’on s’adresse habituellement à quelqu’un comme M. Brown, ne commencez pas une lettre en utilisant le prénom de M. Brown. Si l’on appelle habituellement M. Brown par son prénom, l’étiquette du courrier électronique professionnel permet une adresse moins formelle.
Lorsque l’on n’est pas familier avec le statut de mariage d’une femme, l’étiquette du courrier électronique professionnel suggère le terme Mme. Une exception à cette règle est le courrier électronique adressé aux médecins. Dans ce cas, utilisez le titre officiel de Dr.
Assurez-vous d’inclure une ligne d’objet spécifique concernant le contenu de votre e-mail. Cela pourrait être « Répondre à l’offre d’emploi n° 1351 sur Craig’s List » ou « Rencontrez-vous cette semaine pour discuter de nos options ». Assurez-vous que le sujet reflète le matériel que vous avez l’intention de présenter.
Le courrier électronique professionnel n’a pas besoin de ponctuation créative, de visages souriants ou d’autres fioritures susceptibles de se produire dans un courrier électronique occasionnel entre amis. Il devrait également être exempt d’abréviations de chat. Deux partenaires commerciaux proches peuvent les inclure dans leurs e-mails, mais en général, c’est mieux formel.
Pour réduire l’espace, ne citez pas tout le matériel envoyé par quelqu’un d’autre. Coupez, collez et ne citez que de courts extraits de matériel, le cas échéant. Si le contenu n’est pas pertinent, supprimez le contenu cité avant de répondre à un message. Aussi, gardez votre propre matériel court et précis.
L’étiquette du courrier électronique professionnel exige en outre que l’on communique en utilisant une bonne grammaire, des phrases bien construites et des mots correctement orthographiés. Si l’on n’est pas fort dans ces domaines, les communications peuvent sembler assez stupides et faire paraître moins intelligent. Assurez-vous de vérifier l’orthographe et la grammaire du matériel, puis relisez-le à voix haute pour vérifier qu’il a du sens. Si la grammaire reste toujours un problème, envisagez un cours de rédaction commerciale pour aider à améliorer la communication écrite.
Enfin, n’ajoutez pas d’associés à votre liste de blagues. Il s’agit d’une violation flagrante de l’étiquette du courrier électronique professionnel. Si l’on travaille avec quelqu’un qui aime les blagues, demandez son adresse e-mail privée à ajouter à sa liste. De plus, ne transmettez jamais de courrier en chaîne à un associé. Si l’on reçoit un avertissement de virus, vérifiez les sites de canulars Internet avant de l’envoyer à vos associés. La plupart des avertissements de virus envoyés par e-mail sont des canulars et provoquent une alarme inutile, ou occupent de l’espace dans ce qui devrait être une boîte aux lettres professionnelle.