Les cartes de grand livre sont des outils de comptabilité utilisés par les entreprises pour enregistrer les transactions et gérer les documents financiers. Ils sont similaires mais différents du papier de grand livre standard de manière spécifique. Les similitudes proviennent de l’utilisation de colonnes, de lignes et de grilles sur des fiches de grand livre dans lesquelles un comptable peut écrire des données financières. Les différences incluent la possibilité de placer ces cartes sur des anneaux et l’utilisation de papier cartonné sur lequel les cartes sont imprimées. Ces cartes ont différents formats, couleurs et possibilités de stockage pour une utilisation dans un système comptable.
En général, les mêmes informations doivent être inscrites sur chaque fiche du grand livre avant d’être utilisées dans le système comptable d’une entreprise. Par exemple, un comptable doit écrire une description ou un objectif d’utilisation en haut ainsi qu’une date corrélée à l’événement de transaction. Chaque ligne représente une ligne sur laquelle le comptable doit écrire les numéros de compte, les descriptions de compte et les montants en dollars pour la transaction. Avec plusieurs lignes sur les cartes du grand livre, il y a amplement d’espace pour décrire avec précision l’événement de transaction et prendre des notes pour le berceau. La carte dispose alors des informations enregistrées dans le système comptable de l’entreprise.
Bien que la plupart des cartes de grand livre aient le même format, il peut y avoir des couleurs différentes pour ces cartes disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Les couleurs courantes incluent le vert, le jaune et le manille, bien que d’autres puissent exister dans certains magasins de fournitures de bureau. Dans la plupart des cas, il n’y a pas de réelle différence significative entre les couleurs des cartes de grand livre, bien qu’une entreprise puisse les utiliser différemment. Par exemple, une grande entreprise peut utiliser une couleur différente pour différents départements ou différentes transactions, selon les besoins. Cela permet au système comptable d’avoir une séparation naturelle pour l’utilisation des informations entre les nombreux types de transactions ou de départements.
L’utilisation de cartes de grand livre dans le cadre d’un système comptable peut être nécessaire car elles ont tendance à être plus durables que le papier de grand livre standard. Dans certains cas, les cartes peuvent être présentes dans les services opérationnels les plus difficiles d’une entreprise, tels que la production, la construction ou d’autres environnements non professionnels. Ici, les non-comptables remplissent certaines informations de base, telles que les quantités, les coûts et l’utilisation des biens, tandis que les comptables remplissent les données restantes. L’utilisation et le stockage de ces cartes permettent aux entreprises d’avoir des documents plus durables pour ces environnements plus difficiles. Le stockage de ces cartes est nécessaire à des fins fiscales et commerciales, et ces cartes sont généralement très durables.