Il existe quatre types de solutions d’approvisionnement que l’on trouve couramment dans l’environnement commercial. Ces quatre solutions nécessitent une expertise importante pour être mises en place, prises en charge et gérées. L’approvisionnement ou l’achat est un terme utilisé pour décrire l’activité liée à l’acquisition de biens et de services pour une entreprise ou une organisation. Une solution d’achat peut être un outil électronique, une solution logicielle, un fournisseur tiers ou une entreprise de services sous contrat.
Il existe une tendance croissante à l’approvisionnement électronique, qui réduit le temps nécessaire pour terminer le cycle d’achat en utilisant des documents électroniques, des approbations automatiques et des outils de flux de travail connexes. Afin de mettre en place une solution d’approvisionnement électronique, les fournisseurs doivent créer un catalogue de produits en ligne, avec des descriptions d’articles et des prix. Les utilisateurs professionnels doivent disposer d’un moyen d’accéder au catalogue, de sélectionner leurs articles et de fournir un mode de paiement. De nombreuses grandes entreprises ont un système d’approvisionnement électronique intégré au système financier.
Presque tous les systèmes comptables informatisés incluent plusieurs solutions d’approvisionnement. Chacun des différents systèmes comptables offre une gamme de fonctionnalités au sein du système d’approvisionnement. Les solutions d’approvisionnement standard fournissent des outils pour créer des demandes d’achat, des commandes, des offres et des appels d’offres. La capacité de traiter les réceptions de marchandises, les retours de marchandises et les factures peut faire partie de la solution d’approvisionnement ou du système comptable. L’intégration des achats et de la comptabilité nécessite un effort considérable et peut ne pas être possible avec tous les systèmes.
Un fournisseur tiers est souvent engagé pour fournir et prendre en charge des solutions d’approvisionnement propriétaires. Dans ce modèle, le logiciel d’approvisionnement est entièrement hébergé, géré et pris en charge par le fournisseur. Les utilisateurs au sein de l’entreprise disposent de comptes d’utilisateurs et de la possibilité d’effectuer l’activité d’achat requise par leur poste.
Les rapports d’activité, les économies de coûts et les pistes d’audit sont fournis à la haute direction sur une base mensuelle ou trimestrielle. Ce type de solution d’approvisionnement est populaire auprès des petites entreprises disposant de plusieurs bureaux distants. Le coût de mise en œuvre et de prise en charge d’une solution d’approvisionnement sur Internet peut être prohibitif.
Les entreprises de services sous contrat qui offrent des solutions d’approvisionnement se concentrent généralement sur la fourniture d’une expertise dans les services d’approvisionnement traditionnels. Ces domaines comprennent les appels d’offres, la gestion des enchères, les demandes d’examen de propositions et les négociations de contrats. Dans les petites et moyennes entreprises, ces activités ne se produisent pas très souvent. Les membres du personnel n’ont pas suffisamment d’occasions de développer le niveau de compétence nécessaire pour accomplir efficacement ces tâches. L’approvisionnement représente un domaine d’économies possibles pour la plupart des entreprises, et il est important d’utiliser les bonnes ressources pour obtenir ces économies.
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