Les départements des sociétés d’État sont appelés «Département des sociétés», «Division des sociétés» ou «Division des sociétés», selon l’état dans lequel ils se trouvent. Le Secrétaire d’État supervise le département, qui est le gardien légal de toutes les sociétés et d’autres entités commerciales constituées et enregistrées auprès de l’État. Si le public a besoin d’accéder aux archives de l’entreprise, les départements des sociétés d’État ont l’autorité et la capacité de délivrer des certificats scellés et des copies des documents déposés par les sociétés que le département exige et tient à jour.
Le premier devoir et la responsabilité des départements des sociétés d’État est d’autoriser les activités commerciales dans l’État et de tenir des registres. Toutes les formes d’entreprises sont agréées par les ministères, y compris les sociétés à but non lucratif et les sociétés étrangères faisant des affaires dans l’État. Une tâche secondaire de certains départements des sociétés d’État est de réglementer les transactions financières, telles que l’échange de titres. Les entreprises qui vendent certains produits et services financiers sont également réglementées, y compris les planificateurs financiers et les courtiers en valeurs mobilières. Certains États n’ont aucun pouvoir de réglementation, mais sont seuls responsables de la tenue des registres.
Les enregistrements de marques de commerce et de marques de service au niveau de l’État sont déposés et approuvés par les départements des sociétés d’État. Les propriétaires d’entreprise peuvent protéger leur marque en enregistrant leur marque auprès de l’État. Dans un procès pour contrefaçon de marque, ce sera un élément de preuve clé pour prouver à qui appartient la marque. Un propriétaire d’entreprise peut également enregistrer un nom commercial fictif auprès du ministère.
Certains États autorisent les entreprises à désigner le secrétaire d’État comme agent pour recevoir un service de procédure. Si quelqu’un intente une action en justice contre l’entreprise, il peut signifier la plainte au service des sociétés. Le ministère enverra à son tour une copie de la plainte à la dernière adresse connue de l’entreprise.
De nombreux services des sociétés d’État permettent au public de rechercher les dossiers des entreprises et des noms commerciaux sur les sites Web qu’ils gèrent. Les entreprises en démarrage peuvent consulter le site Web pour voir si le nom de leur entreprise est utilisé par une autre entreprise de l’État. Les entreprises peuvent également payer et déposer les rapports annuels et les dépôts requis par la loi de l’État en fonction du type d’entreprise. Les sociétés peuvent renoncer à leur «bonne réputation» dans un État si elles ne remplissent pas leurs exigences de dépôt annuel. Certains départements permettent à un propriétaire d’entreprise de payer tout impôt sur les sociétés dû.
Les services des sociétés d’État fournissent souvent des ressources et des informations précieuses sur leurs sites Web, ce qui peut être utile lors de la planification d’une entreprise. La fonction de recherche de nom est souvent disponible en ligne, mais les commis peuvent également rechercher la disponibilité d’un nom d’entreprise moyennant des frais.