Un fiduciaire est une personne en situation de confiance. En comptabilité fiduciaire, une personne de confiance est tenue de tenir des registres financiers détaillés lorsqu’elle administre une fiducie ou lorsqu’elle agit à titre d’exécuteur testamentaire de la succession d’une personne décédée. Le fiduciaire peut également gérer les actifs d’un enfant mineur jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de la majorité. Les dossiers peuvent être déposés auprès du tribunal dans le cadre d’une procédure judiciaire, et il est essentiel qu’ils soient exacts.
Une fiducie est composée du capital, qui est le montant initial de la trésorerie ou des autres actifs qui y sont placés, et du revenu. Les plus-values éventuelles sont ajoutées au capital, tandis que les dépenses et les pertes en capital subies sont déduites de ce montant. Toutes les dettes contractées par la fiducie sont également soustraites du principal.
L’état comptable fiduciaire répertorie le principal, ainsi que tout revenu que la fiducie ou la succession a reçu. Le revenu peut prendre la forme d’intérêts ou de dividendes gagnés sur les investissements. Le revenu est indiqué séparément sur l’état comptable, puisque les bénéficiaires de chaque forme de revenu peuvent être différents, selon les modalités de la fiducie ou le testament de l’individu.
Si une partie des actifs détenus dans la fiducie ou faisant partie de la succession a été vendue par l’administrateur ou l’exécuteur testamentaire, les états comptables fiduciaires doivent indiquer la «valeur comptable» du bien ainsi que le prix de vente. Le gain ou la perte est noté dans les registres. Ce chiffre peut être utilisé pour calculer des gains ou des pertes en capital.
Tout revenu réalisé par la fiducie ou la succession est répertorié par ordre, par date et par type de reçu. Cette méthode d’affichage des enregistrements permet à quiconque examine plus facilement les états comptables fiduciaires de voir s’il manque des états. Les reçus pour les loyers, les paiements d’intérêts ou les dividendes reçus seraient utilisés à cette fin.
Tous les paiements effectués par la fiducie ou la succession sont énumérés dans les états comptables de la fiducie fiduciaire. Il peut s’agir des dépenses engagées pour l’administration de la fiducie ou le règlement de la succession. Dans le cas d’une fiducie, tout revenu versé aux bénéficiaires est répertorié et les documents se terminent par le solde restant.
Une fois les états comptables fiduciaires préparés, des copies sont fournies aux parties intéressées, ainsi qu’à la Cour dans certains cas. Les destinataires des déclarations ont la possibilité de s’opposer à l’un des éléments qu’elles contiennent. Si aucune objection n’est enregistrée, le fiduciaire peut distribuer le produit de la fiducie ainsi que l’argent et les biens qui forment la succession.