La gestion des débiteurs est une stratégie qui implique le processus de conception et de suivi des politiques qui régissent la manière dont une entreprise accorde du crédit à sa clientèle. L’idée derrière ce processus est de minimiser le montant des créances irrécouvrables que l’entreprise encourra éventuellement en raison du non-respect par les clients de leurs engagements de rembourser le montant total des achats à crédit. En règle générale, le processus de gestion des débiteurs commence par évaluer les clients potentiels en termes de solvabilité, identifier une limite de crédit qui comporte un niveau de risque que l’entreprise est disposée à assumer, puis surveiller dans quelle mesure le client utilise ce crédit disponible, y compris effectuer des paiements réguliers dans les conditions et dispositions associées au compte de crédit.
L’une des bases de la gestion des débiteurs est d’évaluer avec précision le type de ligne de crédit à étendre à un client donné. Un certain nombre de facteurs entrent en jeu dans cette détermination, notamment la cote de crédit du client, le ratio actuel de la dette sur le revenu moyen et la présence de tout élément négatif sur les rapports de solvabilité du client. En gardant ces informations à l’esprit, il est possible d’avoir une idée du montant de crédit que le client peut raisonnablement s’attendre à gérer et de ne pas présenter un risque élevé de défaut de paiement sur tout solde impayé.
Même une fois la limite de crédit fixée, la gestion des débiteurs nécessite un suivi attentif de la manière dont le client choisit de gérer cette limite de manière responsable. Cela inclut de déterminer si au moins le paiement minimum requis est effectué à temps à chaque période de facturation, à quelle fréquence le client paie plus que le minimum et si le client rembourse de temps à autre la totalité du solde conformément aux conditions générales de le contrat de crédit. Cette surveillance de l’activité, ainsi que la vérification périodique des rapports de crédit pour déterminer si le client a subi des changements de notation susceptibles d’affecter la limite de crédit, permet au créancier de récompenser le client avec une ligne de crédit augmentée, de maintenir la limite au niveau actuel ou réduire la limite afin de protéger les intérêts du créancier.
Outre la responsabilité fiscale du créancier, la gestion des débiteurs implique également d’évaluer les comptes des débiteurs à la lumière de ce qui se passe dans l’économie générale et de modifier les limites de crédit le cas échéant. Par exemple, une entreprise peut ressentir le besoin de réduire les limites de crédit d’un certain nombre de clients en cas de récession. Cela n’est pas dû à un abus de crédit de la part du débiteur, mais à des changements du climat économique qui augmentent le risque qu’un plus grand pourcentage de débiteurs en moyenne soit susceptible de faire défaut sur leurs soldes ouverts. En abaissant les limites de crédit, au moins jusqu’à ce que la crise économique se résorbe et que l’économie soit plus forte, cette stratégie de gestion des débiteurs limite davantage le montant global des pertes que le créancier peut supporter.