La gestion des factures est une fonction commerciale interne chargée de gérer les documents des fournisseurs ou des fournisseurs. Les factures représentent un document source en comptabilité. Les documents sources décrivent des informations spécifiques relatives à une transaction financière. Les fournisseurs fournissent généralement des services externes tels que la maintenance, les services publics, les fournitures de bureau ou la publicité aux entreprises. Les fournisseurs représentent des entreprises qui fournissent aux entreprises des ressources économiques. Les ressources économiques comprennent les matières premières et la main-d’œuvre directe nécessaires à la production de biens de consommation ou de services. Les entreprises utilisent des processus de gestion des factures pour s’assurer que les vendeurs et les fournisseurs reçoivent le paiement en temps opportun.
Un processus de gestion des factures courant est le système de correspondance à trois voies trouvé dans les fonctions de comptabilité fournisseurs. Les bons de commande représentent les informations internes de l’entreprise qui fournissent aux individus une autorisation spécifique d’acheter des articles auprès de vendeurs ou de fournisseurs. Deux copies des bons de commande existent généralement dans une entreprise. L’un est envoyé au vendeur ou au fournisseur et l’autre est conservé dans le service comptable de l’entreprise. Ce document entre en jeu ultérieurement lors du processus de gestion des factures.
Les entreprises utilisant des logiciels de technologie commerciale peuvent utiliser des copies électroniques des bons de commande. Plutôt que de conserver une copie papier dans un fichier, les entreprises peuvent numériser ces informations dans une base de données de serveur. Cela permet aux individus d’examiner ou de récupérer le bon de commande au besoin. Les logiciels d’entreprise peuvent également augmenter la précision des informations relatives aux bons de commande.
Le deuxième document du système de gestion des factures du match à trois est le ticket de réception. Le ticket de réception indique ainsi que tous les biens ou services ont été reçus par l’entreprise conformément au bon de commande. La réception des billets relève généralement de la responsabilité de l’entrepôt ou du personnel administratif de l’entreprise. Une copie du bon de commande et du ticket de réception est envoyée à la comptabilité pour finaliser le paiement de la facture.
De nombreux vendeurs et fournisseurs offrent aux clients 30 jours pour payer avant d’évaluer les frais et les intérêts sur les soldes impayés. Les commis aux comptes créditeurs classeront le bon de réception et le bon de commande dans un dossier en souffrance. À la réception de la facture finale du fournisseur demandant le paiement, le commis aux comptes créditeurs fera correspondre les trois documents pour s’assurer que les informations correspondent. Faire correspondre les informations de chaque document est au cœur du système de gestion des factures à trois voies. Les entreprises paient rarement les vendeurs ou les fournisseurs si les documents ne correspondent pas. Une fois le processus des comptes créditeurs terminé, les commis couperont un chèque pour la facture, demanderont la signature du propriétaire ou du gestionnaire approprié et posteront le chèque.
Les entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion de factures personnalisés. Les propriétaires et gestionnaires d’entreprise développeront un système qui prend en charge au mieux leurs fonctions de back-office et de comptabilité. Les grandes organisations recevant plusieurs centaines de factures chaque mois peuvent souhaiter un système plus simple que la correspondance à trois. La gestion des factures n’oblige pas toutes les entreprises à utiliser le même système.