La maintenance de liste est le processus de mise à jour d’une liste de tout type. Les entreprises fonctionnent avec un certain nombre de listes dans toute la structure de l’entreprise, les listes de clients et les listes de fournisseurs approuvés en sont deux exemples. Le concept général de la gestion des listes consiste à garder ces listes et d’autres listes importantes appartenant à l’entreprise aussi précises et opportunes que possible. Cela signifie que le processus de mise à jour de ces listes est une activité permanente qui doit être effectuée à intervalles réguliers.
Il existe trois types d’activités ou de transactions de base qui se produisent pendant le processus de mise à jour de la liste. La première activité est connue sous le nom d’ajout. Cela signifie simplement que toutes les nouvelles données pertinentes pour la liste sont ajoutées. Par exemple, si l’entreprise établit un accord contractuel avec un nouveau fournisseur, ce fournisseur est ajouté à la liste des fournisseurs approuvés, comprenant souvent des informations clés telles que les noms et les positions des contacts clés, les dates de début et de fin du contrat, et tout autre les spécificités nécessaires pour fournir correctement les services à ce client.
Le deuxième type de transaction ou d’activité qui a lieu pendant la maintenance de la liste est appelé suppression ou suppression. Dans ce cas, les données précédemment incluses dans la liste sont supprimées ou supprimées. Si un client choisit de fermer son compte et de régler l’intégralité des soldes impayés, ce compte est supprimé de la liste des clients actifs. Alors que certaines entreprises rejettent simplement ces données, d’autres prennent les informations client supprimées et archivent les données sur une liste réservée aux anciens clients.
Une étape ou transaction finale associée à la maintenance de la liste est connue sous le nom de changement. Cela implique normalement la mise à jour de certains types d’informations qui figurent déjà sur une liste existante. Si un client subit une fusion et commence à faire des affaires sous un nouveau nom d’entreprise, ce nouveau nom remplace l’ancien nom sur tous les dossiers clients tenus par le fournisseur. Avec un profil client qui contient le nom des principaux décideurs au sein de l’organisation, un changement peut impliquer la suppression du nom d’une personne qui a quitté l’entreprise et le remplacement du nom de son successeur dans le même champ sur la liste.
Avec tout type d’activité de maintenance de liste, l’idée est de maintenir la liste à jour. Cela permet de minimiser la possibilité de gaspiller du temps et des ressources par l’utilisation d’informations obsolètes ou qui ne sont plus pertinentes. Par exemple, maintenir des informations à jour sur une liste de clients permet de garantir que si le fournisseur souhaite mener une campagne de publipostage à l’aide de la liste, les articles de publipostage ne seront pas envoyés à d’anciens clients ou à des contacts qui ne sont plus associés aux entreprises qui constituent la clientèle actuelle.
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