Presque tous ceux qui ont contacté une entreprise pour obtenir des informations ou de l’aide concernant un achat ont été confrontés à des messages d’attente. Voici les bases, y compris comment sélectionner un fournisseur pour le service.
Le concept derrière la messagerie d’attente consiste à utiliser ce qui était autrefois un temps improductif pour résoudre deux problèmes. Premièrement, il y a la question de la perception qu’a un client du temps qui passe lorsqu’il attend d’être connecté à quelqu’un qui peut l’aider dans sa requête. Là où la musique d’attente était autrefois considérée comme suffisante, de nombreuses personnes s’impatientent rapidement avec un flux sans fin de musique de style ascenseur. Pour la personne qui demande de l’aide, le temps s’écoule souvent, semblant être deux fois plus long qu’il ne l’est en réalité. Briser la musique d’attente avec des bribes d’informations sur l’entreprise, des événements à venir ou des publicités pour divers produits ou services fournis par l’entreprise aide souvent à briser la monotonie et à empêcher l’appelant de devenir aussi impatient pendant le processus d’attente.
Le deuxième problème que la messagerie d’attente cherche à résoudre est la commercialisation efficace des biens et services de l’entreprise. Dans le cas où l’organisation est à but non lucratif, la messagerie d’attente fonctionne également comme un moyen d’obtenir des informations sur les événements à venir ou les opportunités de bénévolat aux personnes qui s’intéressent déjà à l’organisation. L’utilisation du temps d’attente coûte très peu et peut donner de gros résultats, que ce soit en termes de ventes ou de soutien accru de la part de la communauté au sens large.
Bien entendu, l’utilisation des messages dans le cadre du processus de mise en attente doit être accomplie avec un haut niveau de professionnalisme. Afin de s’assurer que la messagerie d’attente donne le bon ton aux appelants, de nombreuses organisations se tourneront vers un fournisseur pour obtenir de l’aide. Les entreprises spécialisées dans les services de messagerie ont souvent d’excellents rédacteurs parmi leur personnel qui peuvent proposer des scripts pour la messagerie d’attente qui feront passer le message avec clarté et rapidité. Le talent vocal est un autre élément du message qu’un service professionnel peut fournir. Bien que l’utilisation de la voix des employés puisse sembler une bonne idée, l’utilisation d’annonceurs formés par des professionnels donnera une livraison plus soignée et donnera un peu plus de punch au message.
La messagerie d’attente s’est avérée être un excellent moyen de vendre des biens et services supplémentaires à la clientèle existante. De même, les informations aident à alerter les appelants qui envisagent de s’impliquer dans une organisation caritative, des informations rapides sur le type d’aide bénévole actuellement nécessaire. L’utilisation de ce temps d’attente autrefois mort pour le partage d’informations constructif continuera sans aucun doute à se développer à mesure que de plus en plus d’organisations de tous types apprendront à quel point cette fonctionnalité peut être précieuse.