La planification des acquisitions est un processus de coordination visant à préparer l’acquisition en douceur et sans incident d’un nouvel actif ou d’une offre. Cela peut être nécessaire pour des actifs particulièrement importants ou complexes, et est particulièrement courant dans les agences gouvernementales. Ces agences doivent être en mesure de documenter non seulement le besoin d’un actif, mais aussi le processus utilisé pour l’acquérir, afin d’assurer aux contribuables que leur argent est dépensé judicieusement et de manière appropriée. Les régimes gouvernementaux peuvent être ouverts aux membres du public si un actif n’est pas de nature confidentielle.
La planification des acquisitions comporte plusieurs étapes, notamment des réunions pour identifier les besoins, localiser les actifs pour répondre à ces besoins et obtenir l’approbation des autorités compétentes. Une fois qu’une organisation a obtenu l’approbation d’acheter un actif, elle peut passer à la phase de coordination de la planification de l’acquisition. Par exemple, si un organisme gouvernemental souhaite remplacer ses systèmes informatiques, il doit établir un calendrier pour le remplacement, et le calendrier doit discuter des rôles spécifiques des différents travailleurs dans le processus.
Les entreprises impliquées dans la planification des acquisitions peuvent déléguer les responsabilités des employés à chaque étape, y compris le transfert, le déchargement, les tests et l’installation des actifs. Le niveau de planification nécessaire peut dépendre de l’actif. Au cours des étapes de planification, le personnel tente de réfléchir à tout problème potentiel pouvant survenir afin de pouvoir les anticiper ou les anticiper. Les spécifications techniques de l’actif sont soumises à un examen attentif afin d’identifier les problèmes et préoccupations potentiels tels que la fragilité ou la nécessité d’un équipement spécial pour gérer l’actif.
Dans la planification de l’acquisition d’actifs, les besoins en personnel, comme la formation, peuvent également être pris en compte. Pour quelque chose comme l’installation d’un nouveau système informatique, les travailleurs peuvent avoir besoin d’une journée de formation ou plus pour apprendre le nouveau système. Les planificateurs doivent prévoir des congés ou une suspension temporaire des opérations pendant que l’actif est installé et testé et que les employés apprennent à l’utiliser. Les planificateurs peuvent élaborer des plans d’urgence ; une agence gouvernementale, par exemple, peut avoir besoin d’accéder à un système de sauvegarde en cas de problème avec l’installation d’un nouveau.
Les spécialistes de la planification de l’acquisition d’actifs peuvent agir en tant que consultants et conseillers pour aider dans ce processus. Ils peuvent être impliqués à chaque étape, de la réunion initiale pour discuter d’un besoin non satisfait à l’installation finale de l’actif. Ce travail exige une connaissance de l’organisation, des compétences de pensée critique et la capacité d’examiner les situations sous divers angles.
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