Les audits se présentent sous toutes les formes. Quel que soit le type, cependant, les audits sont menés par un personnel d’audit indépendant qui examine les processus et les reçus, recherche les transactions non autorisées et essaie d’éviter les fraudes et les erreurs. La préparation à l’audit est le processus de préparation à un tel examen et est souvent liée aux audits effectués par des cabinets d’experts-comptables agréés (CPA). Il s’agit d’audits effectués au moins une fois par an pour garantir aux investisseurs, aux banques et aux autres parties prenantes que les états financiers d’une entreprise sont présentés fidèlement, sans inexactitudes ni erreurs majeures.
Les auditeurs suivent des programmes d’audit et la préparation de l’audit est généralement récurrente, avec des éléments similaires des années précédentes. Les entreprises qui doivent être auditées, telles que les sociétés ouvertes, reçoivent généralement des questionnaires d’audit ou des listes demandant des calendriers et d’autres informations pertinentes pour les aider dans le processus et la préparation de l’audit. Ces calendriers sont communément appelés documentation « préparée par le client » (PBC).
Les membres de l’équipe d’audit utilisent les PBC pour analyser les états financiers et tester les chiffres. Le but est d’utiliser la documentation de la préparation de l’audit pour rendre le processus d’audit plus rapide et moins cher. Plus la documentation est bonne, plus l’audit doit être fluide.
Un échéancier des comptes créditeurs fait souvent partie de la préparation de l’audit, contenant une liste détaillée des débiteurs, à long terme et à court terme, et combien chacun est dû. Les totaux de la liste doivent correspondre à ce que l’entreprise présente dans ses états financiers. Si une entreprise affiche 1,000 5,000 dollars américains (USD) comme comptes créditeurs courants et XNUMX XNUMX dollars US comme effets à long terme à payer, par exemple, ces montants exacts doivent correspondre aux échéanciers des comptes créditeurs.
Un autre calendrier faisant souvent partie de la préparation de l’audit est une liste des comptes débiteurs. Cette liste montre qui doit l’entreprise et combien ils doivent, comme les comptes créditeurs. L’idée est la même : l’échéancier des comptes débiteurs doit concorder avec les états financiers en totaux.
Les rapprochements bancaires sont des PBC populaires et sont souvent requis pour le dernier mois de l’exercice et le mois suivant. Le rapprochement bancaire décrit les différences entre le solde de trésorerie par les banques et par les livres, ce que l’entreprise montre dans ses états financiers pour la trésorerie. D’autres éléments populaires dans les préparations d’audit comprennent une liste des immobilisations, des amortissements, des listes d’investissements et des lettres de confirmation bancaire, où les banques confirment les soldes de trésorerie et d’investissement avec les auditeurs.
De nombreuses entreprises, en particulier les sociétés et les grandes entreprises, mettent en place des comités d’audit pour coordonner et examiner la préparation et le processus d’audit. Le comité d’audit est souvent composé de membres du conseil d’administration qui s’intéressent au bien-être financier de l’entreprise. Ces membres peuvent avoir une formation en finance ou en comptabilité.
Les défis de la préparation de l’audit sont des changements de numéros de compte dus à des erreurs ou à des ajustements effectués après la préparation des PBC. Lorsque cela se produit, les horaires et la documentation doivent également être modifiés. Un autre défi de la préparation de l’audit consiste à obtenir toutes les informations appropriées en temps opportun. Ce problème peut être minimisé en utilisant un logiciel financier qui fournit de bons rapports, éliminant ainsi le besoin de compiler des listes séparées pour de nombreux éléments.