La transcription commerciale est un document qui fournit un enregistrement permanent de ce qui s’est passé lors d’une réunion d’affaires d’un certain type. De nombreuses entreprises exigent ce type de transcription pour un large éventail de réunions, y compris les réunions de relations avec les investisseurs ou les résultats, ou pour enregistrer les événements d’un conseil ou d’une réunion d’administration. Ce qui distingue une transcription commerciale des autres formes de documents permanents, c’est que le détail se présente généralement sous la forme d’une récitation textuelle de ce qui a été dit lors de la réunion, plutôt que de tenir des procès-verbaux qui condensent et résument essentiellement les événements.
L’utilisation de la transcription professionnelle se retrouve avec des réunions tenues dans un large éventail d’environnements. Il s’agit notamment des réunions en face à face dans des lieux physiques, ainsi que des réunions tenues au moyen d’une téléconférence ou même d’une conférence Web. Au cours des décennies passées, les transcripteurs formés à l’utilisation de la sténographie préparaient souvent une copie écrite des événements survenus au cours de la réunion, puis utilisaient les notes sténographiques pour préparer une transcription complète plus tard. Plus récemment, l’approche nécessite de faire un enregistrement audio de l’événement, puis d’utiliser cet enregistrement pour préparer la transcription commerciale dactylographiée.
En plus d’utiliser la transcription professionnelle pour les réunions de haut niveau, ils peuvent également être utiles pour créer des enregistrements permanents détaillés pour d’autres événements. Par exemple, un directeur des ventes national ou régional peut choisir de commander un relevé de notes pour des conférences hebdomadaires ou mensuelles menées avec d’autres membres du personnel de vente au sein de l’organisation. De la même manière, la préparation d’une transaction commerciale pour des réunions tenues par les membres d’un comité de projet peut également aider à créer un enregistrement permanent de ce qui a été discuté lors de la réunion et dans quel contexte.
Alors que de nombreuses entreprises gèrent le processus de transcription commerciale en interne, il est également possible d’utiliser des services de transcription indépendants afin de gérer le processus. De nombreuses entreprises de télécommunications qui fournissent des produits de conférence audio et Web proposent également ce type de service. Un document écrit est préparé à partir de l’enregistrement audio de la réunion, puis transmis à un contact clé au sein de l’organisation du client. La plupart des fournisseurs soumettront la transcription de plusieurs manières différentes, en fonction des besoins du client. La soumission peut prendre la forme d’un document électronique joint à un courrier électronique, d’un document publié sur un site sécurisé pour être récupéré par des personnes ayant l’autorisation appropriée, ou même préparer et transmettre un CD-R contenant le fichier électronique.
L’importance de la transcription commerciale ne peut pas être surestimée. Étant donné que la transcription inclura des détails complets sur qui a dit quoi lors d’une réunion, ces détails peuvent souvent être très utiles pour établir le contexte des déclarations faites. Cela peut être particulièrement important lors de l’utilisation de la transcription afin de régler les problèmes qui affectent le fonctionnement de l’entreprise, y compris les problèmes juridiques qui peuvent survenir à un moment donné après la réunion.