Lorsque vous r?digez une lettre commerciale, vous devez utiliser un ton conversationnel et une mise en forme appropri?e, et vous devez ?tre bref. Planifiez votre lettre avant d’?crire en ?num?rant les principaux domaines ou sujets ? inclure ainsi que tout incident ou d?tail sp?cifique. D?terminez ensuite un ordre logique dans lequel traiter les probl?mes. Reportez-vous bri?vement ? toute correspondance ou conversation pr?c?dente dans le premier paragraphe, puis passez directement ? l’objet de la lettre commerciale. Indiquez clairement toute action de suivi dans le dernier paragraphe.
Tone
Utilisez un ton agr?able, surtout si la lettre commerciale contient une action n?gative ou une r?ponse n?gative. Indiquez votre appr?ciation pour la fa?on dont le destinataire vous a aid?, le cas ?ch?ant. Dans le dernier paragraphe, remerciez le destinataire pour son temps, sa consid?ration ou ses efforts. Sans ?tre trop personnel, essayez d’utiliser un ton amical et compatissant pour les lettres commerciales. Si vous ou votre entreprise avez commis une erreur, reconnaissez votre faute sans d?tour.
Pour ?viter la tendance ? ?crire trop formellement dans une lettre commerciale, utilisez des contractions telles que celles couramment utilis?es pour parler. Incluez ?galement des pronoms personnels – tels que « je », « nous » et « notre » – au lieu de choix plus formels tels que « la soci?t? ». Soyez concis. Par exemple, au lieu d’?crire ??Nous avons re?u votre correspondance concernant ???, ?crivez simplement ??Nous avons re?u ???. Des expressions tr?s formelles sont plus appropri?es dans certains types de documents juridiques ou de correspondance que dans de simples lettres commerciales.
Format
Utilisez le format appropri? pour une lettre commerciale. Le style de bloc est le plus simple. Dans une lettre de style bloc, toutes les parties commencent ? la marge gauche, sans indentations.
Ordre des composants principaux
Si vous utilisez du papier ? en-t?te avec le nom de votre entreprise ou personnel imprim? en haut, vous n’avez pas besoin de taper votre nom et votre adresse. Si vous n’utilisez pas de papier ? en-t?te, saisissez votre adresse en haut de la page. Vous devriez ?viter d’utiliser de la papeterie de fantaisie ou du papier de couleur pour la plupart des lettres commerciales.
Environ trois ? 10 lignes apr?s votre adresse ou en dessous de l’impression du papier ? en-t?te, tapez la date et assurez-vous d’?peler le mois. Quatre lignes sous la date, tapez l’adresse interne. L’adresse interne contient le nom complet, l’adresse, la ville et le code postal du destinataire, chacun sur une ligne distincte. Laissez une ligne vide entre la derni?re ligne de l’adresse et la salutation. La formule de salutation est g?n?ralement au format ??Cher M. Smith?? ou ??Ch?re Mme Jones?? ? en utilisant le nom de famille r?el du destinataire au lieu de ces exemples, bien s?r ? suivi de deux points.
Une seule ligne vierge s?pare chaque paragraphe de la lettre. Tapez une fin, telle que ??Sinc?rement v?tre?? ou ??Sinc?res salutations??. Utilisez une virgule apr?s la fermeture.
En laissant trois ou quatre lignes vierges pour une signature, tapez votre nom. Placez votre titre de poste, si vous le souhaitez, sous votre nom. Si vous incluez des pi?ces jointes ou des pi?ces jointes dans votre lettre commerciale, tapez le mot appropri? ? ??Pi?ce jointe?? ou ??Pi?ce jointe?? ? apr?s une ligne vide sous votre nom ou titre tap?.
Correction des ?preuves
V?rifiez votre lettre commerciale apr?s l’avoir ?crite pour v?rifier que tout est correct et complet, y compris toutes les dates et tous les montants mon?taires. Relisez la lettre pour les erreurs typographiques ou grammaticales. Faites lire votre lettre ? quelqu’un d’autre avant de l’envoyer et n’oubliez pas de signer la lettre avec un stylo ? encre bleue ou noire.
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