Lorsque vous rédigez une lettre commerciale, vous devez utiliser un ton conversationnel et une mise en forme appropriée, et vous devez être bref. Planifiez votre lettre avant d’écrire en énumérant les principaux domaines ou sujets à inclure ainsi que tout incident ou détail spécifique. Déterminez ensuite un ordre logique dans lequel traiter les problèmes. Reportez-vous brièvement à toute correspondance ou conversation précédente dans le premier paragraphe, puis passez directement à l’objet de la lettre commerciale. Indiquez clairement toute action de suivi dans le dernier paragraphe.
Tone
Utilisez un ton agréable, surtout si la lettre commerciale contient une action négative ou une réponse négative. Indiquez votre appréciation pour la façon dont le destinataire vous a aidé, le cas échéant. Dans le dernier paragraphe, remerciez le destinataire pour son temps, sa considération ou ses efforts. Sans être trop personnel, essayez d’utiliser un ton amical et compatissant pour les lettres commerciales. Si vous ou votre entreprise avez commis une erreur, reconnaissez votre faute sans détour.
Pour éviter la tendance à écrire trop formellement dans une lettre commerciale, utilisez des contractions telles que celles couramment utilisées pour parler. Incluez également des pronoms personnels – tels que “je”, “nous” et “notre” – au lieu de choix plus formels tels que “la société”. Soyez concis. Par exemple, au lieu d’écrire « Nous avons reçu votre correspondance concernant … », écrivez simplement « Nous avons reçu … ». Des expressions très formelles sont plus appropriées dans certains types de documents juridiques ou de correspondance que dans de simples lettres commerciales.
Format
Utilisez le format approprié pour une lettre commerciale. Le style de bloc est le plus simple. Dans une lettre de style bloc, toutes les parties commencent à la marge gauche, sans indentations.
Ordre des composants principaux
Si vous utilisez du papier à en-tête avec le nom de votre entreprise ou personnel imprimé en haut, vous n’avez pas besoin de taper votre nom et votre adresse. Si vous n’utilisez pas de papier à en-tête, saisissez votre adresse en haut de la page. Vous devriez éviter d’utiliser de la papeterie de fantaisie ou du papier de couleur pour la plupart des lettres commerciales.
Environ trois à 10 lignes après votre adresse ou en dessous de l’impression du papier à en-tête, tapez la date et assurez-vous d’épeler le mois. Quatre lignes sous la date, tapez l’adresse interne. L’adresse interne contient le nom complet, l’adresse, la ville et le code postal du destinataire, chacun sur une ligne distincte. Laissez une ligne vide entre la dernière ligne de l’adresse et la salutation. La formule de salutation est généralement au format « Cher M. Smith » ou « Chère Mme Jones » – en utilisant le nom de famille réel du destinataire au lieu de ces exemples, bien sûr – suivi de deux points.
Une seule ligne vierge sépare chaque paragraphe de la lettre. Tapez une fin, telle que « Sincèrement vôtre » ou « Sincères salutations ». Utilisez une virgule après la fermeture.
En laissant trois ou quatre lignes vierges pour une signature, tapez votre nom. Placez votre titre de poste, si vous le souhaitez, sous votre nom. Si vous incluez des pièces jointes ou des pièces jointes dans votre lettre commerciale, tapez le mot approprié — « Pièce jointe » ou « Pièce jointe » — après une ligne vide sous votre nom ou titre tapé.
Correction des épreuves
Vérifiez votre lettre commerciale après l’avoir écrite pour vérifier que tout est correct et complet, y compris toutes les dates et tous les montants monétaires. Relisez la lettre pour les erreurs typographiques ou grammaticales. Faites lire votre lettre à quelqu’un d’autre avant de l’envoyer et n’oubliez pas de signer la lettre avec un stylo à encre bleue ou noire.