Le traitement des factures est une série de procédures permettant de traiter les factures afin de s’assurer qu’elles sont payées dans les délais. Les entreprises individuelles ont généralement leurs propres systèmes de traitement, impliquant des membres du personnel comptable, ainsi que des superviseurs et d’autres membres du personnel. Un logiciel d’aide au traitement des factures est disponible pour rationaliser le processus, faciliter la localisation des enregistrements et fournir un accès rapide aux factures impayées actuelles.
Le processus commence par la livraison d’une facture par fax, e-mail, courrier ou autre système. Un membre du personnel comptable doit ouvrir et examiner la facture pour décider de la marche à suivre. Il peut comporter un numéro de bon de commande, indiquant que le responsable de ce bon de commande doit le vérifier. Cela peut impliquer de vérifier la facture par rapport aux articles réels reçus et de vérifier qu’une personne a approuvé l’achat en premier lieu. Si aucun numéro de bon de commande n’est présent, le comptable doit examiner le document pour déterminer quel type de produit ou de service est en discussion.
Dans les systèmes de traitement de factures électroniques, les utilisateurs peuvent enregistrer les données de la facture, y compris le fournisseur d’origine, les détails, la date d’échéance, etc., créant ainsi une entrée de base de données traçable. Les superviseurs comptables peuvent demander des listes de factures en attente triées par date d’échéance et d’autres paramètres. Une fois qu’un comptable a approuvé le paiement, les fonds peuvent être envoyés par chèque, transfert électronique de fonds et autres méthodes, en utilisant les informations du fournisseur enregistrées. Si un fournisseur est nouveau, le service comptable peut avoir besoin de prendre contact pour collecter des informations si les données de facturation ne sont pas complètes.
Les entreprises enregistrent leurs paiements par chèque ou numéro de confirmation, selon la manière dont elles soumettent les fonds, pour créer un enregistrement indiquant quand et comment elles ont effectué un paiement. Une fois l’argent envoyé, le service comptable peut constater que la facture est payée et la retirer de la colonne des comptes fournisseurs de ses livres. En cas de litige concernant des paiements, ces enregistrements sont disponibles pour examen afin de déterminer où un paiement s’est égaré et comment résoudre le problème.
Le nombre d’étapes impliquées dans le traitement des factures peut varier en fonction de l’entreprise et des systèmes qu’elle utilise. Les sécurités intégrées sont intégrées pour éviter des problèmes tels que les doubles paiements, le paiement d’achats non autorisés ou le non-paiement d’une facture dans les délais impartis. Dans une petite entreprise, une seule personne peut être en charge de ces paiements, tandis que les grandes entreprises peuvent avoir un service complet des comptes fournisseurs chargé de gérer tout le traitement des factures, pour chaque fournisseur, des fournisseurs de services publics aux sous-traitants qu’une entreprise utilise sur des projets spécifiques.
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