Les données comptables sont un ensemble de documentation financière qui appuie un état comptable. Les gens utilisent ces données pour préparer des états financiers et des déclarations, et les auditeurs peuvent les examiner pour confirmer l’exactitude d’un état. Les personnes ayant des différends concernant leurs comptes auprès d’une banque ou d’une entreprise peuvent également demander à consulter les informations comptables pour déterminer comment l’entreprise est parvenue à une conclusion ou à un solde donné. Ces informations peuvent faire l’objet d’une assignation à comparaître dans les cas où des personnes soupçonnent qu’un acte répréhensible est responsable de problèmes comptables.
Certaines entreprises conservent des données comptables électroniques. Le personnel du service comptable saisit les activités financières dans un système électronique et le système peut également rencontrer une activité automatique. Par exemple, lorsque quelqu’un glisse une carte de débit à l’épicerie, le signal se rendra au système comptable de la banque et un ajustement automatique se produira pour refléter l’achat. Des copies papier pour sauvegarder la documentation électronique peuvent être disponibles.
D’autres données comptables sont disponibles au format papier. Cela peut inclure des éléments tels que des chéquiers personnels, des reçus, etc. Les entreprises disposant de dossiers papier les stockent dans un endroit sécurisé pour éviter les pertes et peuvent en faire des copies à des fins de référence et de commodité pour s’assurer qu’elles auront accès aux informations lorsqu’elles en auront besoin. Parfois, des mesures peuvent être prises pour numériser ces données afin de les rendre plus pratiques et faciles d’accès, et certains anciens dossiers peuvent être stockés sur microfilm ou dans d’autres formats d’archives parce que la documentation originale n’est plus disponible.
La loi oblige les gens à conserver les données comptables pendant une période définie, par exemple sept ans. Après cette période, les gens peuvent choisir de déchiqueter ou de détruire les anciens dossiers financiers, bien que de nombreuses entreprises choisissent de les conserver, car ils peuvent être utiles à l’avenir pour les enquêtes, les rapports de comparaison et d’autres activités. Les personnes comme les auditeurs fiscaux et les régulateurs peuvent demander des informations comptables complètes s’ils ont des inquiétudes concernant les états financiers et souhaitent vérifier les informations par eux-mêmes.
Lors de l’examen des données comptables, les gens prêtent une attention particulière aux disparités apparentes ou aux écritures confuses. Cela peut inclure des preuves d’informations manquantes, des documents sur papier qui ne correspondent pas aux déclarations faites et d’autres signes d’actes répréhensibles ou d’erreurs. Lorsqu’une personne doit examiner de gros volumes d’informations comptables, une équipe de personnes peut être impliquée, pour passer en revue le matériel, ainsi que pour vérifier le travail des autres pour s’assurer que rien n’échappe à leurs activités d’audit.