Effectuer un audit d’inventaire est un processus long, en particulier dans les grands magasins de détail et les entrepôts, mais ce n’est pas une procédure difficile. L’auditeur commence par examiner les registres d’inventaire antérieurs, afin de savoir quelle quantité d’inventaire doit se trouver dans le magasin ou l’entrepôt. Après cela, l’auditeur examine tous les documents qui nuisent à l’inventaire global. L’auditeur visite ensuite le magasin ou l’entrepôt et effectue l’audit d’inventaire avec un appareil portable qui vérifie et compte le produit. En plus de compter les stocks, l’auditeur vérifiera également les prix pour s’assurer qu’aucun produit n’est vendu à un prix inexact.
Les entrepôts et les magasins conservent des enregistrements de tous les mouvements de produits. Ces enregistrements détaillent la quantité de produit acheté, la date de livraison et la quantité vendue. Pour savoir quelle quantité de produit doit se trouver dans le magasin ou l’entrepôt et pour comprendre la pratique de commande de l’établissement, le vérificateur d’inventaire examinera les documents des derniers mois, peut-être de l’année écoulée, avant d’effectuer la vérification. Cela aide l’auditeur à surveiller les pratiques de commande suspectes et à comprendre les tendances de commande du magasin ou de l’entrepôt.
En plus de la commande, il existe généralement des documents qui détaillent les diminutions de l’inventaire non liées aux ventes. Ces documents comptent le nombre de vols, de produits défectueux, de retours qui ne peuvent pas être remis en rayon et de tout ce qui laisse un article invendable ou hors du magasin. Pour effectuer correctement un audit d’inventaire, l’auditeur doit connaître ces informations, afin de connaître la quantité correcte de produit dans le magasin ou l’entrepôt.
L’audit d’inventaire réel se produit lorsque l’auditeur se rend physiquement au magasin ou à l’entrepôt et vérifie chaque produit, souvent à l’aide d’un scanner portable. Chaque produit ou caisse est scanné, le scanner récupérera le code à barres du produit et gardera une trace du numéro de cet article particulier dans le magasin. Ce nombre est comparé aux documents de commande et de vente, afin de s’assurer que le magasin dispose de la bonne quantité de produits. S’il n’y a pas assez de produits, l’auditeur devra généralement enquêter pour découvrir la cause du déséquilibre.
Outre le nombre de produits, l’audit d’inventaire vérifie également l’exactitude des prix. Le scanner portable détaille généralement le prix correct de l’article, et l’auditeur peut vérifier l’étiquette de l’article pour s’assurer que rien n’est vendu trop haut ou trop bas. Cela aide la chaîne de magasins à coordonner les ventes et garantit que l’entreprise dans son ensemble réalise des bénéfices optimaux.