Le cycle de dépenses est un type de processus qui aide à définir ce qui se passe à partir du moment où une entreprise ou un consommateur décide que l’achat d’un bien ou d’un service donné est nécessaire jusqu’au moment où l’achat est payé en totalité. Le nombre et le type d’étapes incluses dans le cycle varieront en fonction de la complexité de la recherche et, en fin de compte, de l’obtention de l’autorisation d’effectuer l’achat. Le processus peut encore être compliqué en fonction des politiques et des procédures impliquées dans la décision quand et comment effectuer le paiement de ces achats.
Pour de nombreuses entreprises, le cycle de dépenses commence par l’octroi de l’autorisation d’effectuer un achat particulier. En règle générale, la partie souhaitant effectuer l’achat doit soumettre ce qu’on appelle un formulaire de demande à un agent d’achat ou à un service. Si l’agent examine la demande et constate que l’article demandé respecte les directives de tarification et les restrictions budgétaires de l’entreprise, l’étape suivante du cycle implique l’émission d’un numéro de bon de commande. À ce stade, la partie qui a soumis la demande originale peut contacter le vendeur autorisé et passer la commande, en notant soigneusement que le numéro de bon de commande attribué par l’agent d’achat doit être inclus dans le détail figurant sur la facture de la commande.
Une fois la commande passée et l’article demandé livré, l’étape suivante du cycle de dépenses consiste à comptabiliser la réception de l’article et à affecter le coût à un département ou une division spécifique au sein de la structure de l’entreprise. Selon le type d’entreprise impliquée, l’article peut être placé dans un inventaire actif jusqu’à ce qu’il soit effectivement versé à un service spécifique. Par exemple, les matières premières utilisées dans la création de biens que l’entreprise propose à la vente peuvent être conservées dans un entrepôt de l’entreprise jusqu’à ce qu’elles soient libérées et facturées au département qui sert de premier maillon dans le processus de fabrication.
Les dernières étapes d’un cycle de dépenses impliquent la planification du paiement des biens achetés. Dans certains cas, le cycle est très court, comme lorsque le paiement doit être effectué au moment de la livraison. À d’autres moments, cette dernière partie du cycle de dépenses peut organiser les factures impayées actuelles en fonction des dates d’échéance attribuées par les fournisseurs, une équipe des comptes fournisseurs examinant et approuvant chaque facture pour paiement. À ce stade, le paiement doit avoir lieu au plus tard à la date d’échéance réelle indiquée sur la facture. Selon les politiques de l’entreprise, ce paiement peut prendre la forme d’un virement électronique effectué sur le compte du vendeur ou d’un chèque papier préparé et envoyé par la poste à l’adresse de remise fournie par le vendeur. En règle générale, le cycle de dépenses est considéré comme terminé une fois que le paiement a été traité et a été autorisé par la banque émettrice.