Le flux de travail comprend les étapes par lesquelles une entreprise ou un employé passe pour fournir un produit ou un service à ses clients. Un flux de travail automatisé est lorsque ces étapes sont assistées par des ordinateurs ou d’autres machines. Afin d’automatiser le processus de workflow, il faut d’abord décomposer les étapes impliquées dans le processus. Une fois que l’entreprise a une bonne compréhension de chaque étape du processus de workflow, la création d’un workflow automatisé implique de saisir le processus de workflow dans un logiciel de gestion de workflow, qui automatise ensuite le processus.
Les principaux avantages du flux de travail automatisé sont qu’il permet aux employés de gagner du temps et donc de l’argent à l’entreprise. Le logiciel de workflow automatisé dispose de capacités de reporting, de sorte qu’une entreprise peut identifier quand elle a besoin de membres du personnel supplémentaires pour gérer la charge de travail ou quand l’entreprise a plus de membres du personnel qu’elle ne travaille pour eux. Le flux de travail automatisé élimine les processus manuels de saisie de données ou de transfert d’un fichier à la personne suivante qui doit travailler sur le fichier. Au lieu de cela, une fois la première tâche terminée, les systèmes de workflow automatisés alertent la personne suivante de la tâche suivante, et toutes les personnes impliquées dans le processus ont accès aux mêmes informations.
Un exemple de flux de travail automatisé utilisé est celui d’un hôpital. Avec le flux de travail automatisé, lorsqu’une réceptionniste enregistre un patient dans le système dans la salle d’attente, l’infirmière reçoit une alerte sur l’ordinateur indiquant qu’un patient attend et dans quelle chambre. Une fois que l’infirmière a recueilli des informations auprès du patient et les a saisies dans l’ordinateur, le médecin reçoit une alerte concernant le patient et la pièce dans laquelle le patient attend. Lorsque l’infirmière et le médecin saisissent des informations, le flux de travail automatisé renvoie les informations à la réceptionniste, qui gère la charge de patients.
Dans cet exemple, le flux de travail automatisé évite au personnel de saisir plusieurs fois les données du patient dans le système informatique ou le dossier du patient – lorsque la réceptionniste enregistre le patient, lorsque l’infirmière voit le patient et à nouveau lorsque le médecin voit le patient. Cela réduit les temps d’attente des patients, car une fois que la réceptionniste a saisi les informations du patient lors de l’enregistrement, les informations sont automatiquement transmises à l’ordinateur de l’infirmière et à nouveau au médecin une fois que l’infirmière a saisi des informations supplémentaires sur le patient. Ce flux de travail automatisé offre à l’hôpital une plus grande efficacité et lui permet en fin de compte de fournir de meilleurs soins aux patients.
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