Les organisations commerciales créent généralement un manuel de comptabilité, qui spécifie toutes les politiques, directives, procédures et normes comptables pour les comptes d’une entreprise. Le manuel comptable comprend la classification des comptes, un aperçu des règles comptables à suivre et des règles spécifiques à l’organisation. Selon le type d’entité commerciale, les manuels comptables varient d’une entreprise à l’autre, mais servent en général le même objectif dans chaque entreprise, même en utilisant des schémas similaires. Cet objectif est d’assurer l’exactitude et la cohérence des méthodes comptables utilisées par chaque individu au sein du cabinet chargé des tâches et des procédures liées à la comptabilité. Le manuel comprend généralement plusieurs sections différentes pour couvrir tous les aspects de la fonction comptable.
Habituellement, le manuel de comptabilité commencera par décrire l’objectif du document, expliquer la portée de la documentation et articuler les responsabilités exigées de ceux qui liront le manuel. Cela comprendra généralement une liste d’exceptions aux règles figurant dans le manuel, en plus d’expliquer le rôle et la responsabilité de la direction pour assurer le respect du manuel. Ces sections servent le plus souvent d’introduction au manuel.
L’organisation des services comptables et financiers est généralement couverte par la suite, permettant aux employés et aux sous-traitants de bien comprendre les différents rôles inclus dans la structure de l’entreprise. Les responsabilités de chaque département sont également décrites et précisées dans cette section. Les quelques sections suivantes expliquent généralement les procédures, méthodes et politiques de comptabilité de gestion liées au reporting.
Mettre l’accent sur les aspects centraux de la comptabilité suit généralement les sections sur la comptabilité de gestion et les rapports. Y compris le processus de planification, les responsabilités associées, les communications requises et les autorisations autorisées, les prochaines sections traitent spécifiquement du cadre sur la politique et la procédure comptables au sein de l’organisation. D’autres sujets abordés incluront souvent les systèmes utilisés dans le processus comptable, les contrôles internes, les procédures d’audit, la sécurité, la documentation, la comptabilité analytique et les transactions.
Pour compléter le manuel comptable, les dernières sections couvriront généralement un large éventail de procédures comptables. Les procédures de comptabilité administrative, la comptabilité de caisse, la comptabilité des actifs et des stocks, la comptabilité des revenus et la comptabilité des achats sont souvent couvertes. Les sections finales incluront généralement des spécifications pour la gestion des ressources, l’approvisionnement des ressources comptables, l’infrastructure comptable et l’environnement de travail attendu. De plus, de nombreux manuels comptables comporteront également une section consacrée aux ressources humaines, détaillant les besoins en capital humain et les attentes pour remplir divers rôles au sein de la fonction comptable. La couverture de l’aspect des ressources humaines est considérée comme vitale pour de nombreuses organisations pour s’assurer que la fonction comptable est correctement dotée de personnes qualifiées.