Généralement connu simplement sous le nom de note de crédit ou note de crédit, la note de crédit est un document créé par un vendeur afin de suivre tout crédit accordé à un acheteur ou à un client. Le mémo est souvent utilisé par les entreprises commerciales comme moyen d’ajuster le solde dû sur une facture ou sur le compte d’un client en général. Une note de crédit est également souvent utilisée par les banques pour documenter les ajustements du solde du compte d’un déposant qui ont eu lieu en raison d’un facteur autre que le client effectuant un dépôt.
Dans toutes ses applications, la note de crédit sert de moyen de suivi des modifications apportées à un compte client, généralement sous la forme d’ajustements à une facture. Les ajustements consistent généralement à modifier le montant dû sur une facture parce que l’acheteur n’a pas reçu ce qui a été commandé ou que l’article n’était pas satisfaisant. Plutôt que de retirer l’ancienne facture des créances, le service comptable utilise une note de crédit pour ajuster le solde dû sur l’ancienne facture, qui à son tour ajuste le solde dû sur le compte du client.
Une note de crédit peut être utilisée pour ajuster les soldes dus pour tout type de biens ou de services. Par exemple, si le client d’un bureau de téléconférence a de sérieux problèmes avec la prestation de services lors d’une conférence téléphonique et que le fournisseur de téléconférence peut déterminer que le problème n’était pas dû à des facteurs chez le client, il y a de fortes chances que le client le fasse. recevoir un pourcentage de remise sur le montant facturé pour l’appel, ou éventuellement recevoir un crédit complet pour la conférence. Selon les pratiques du fournisseur de conférence téléphonique, le client peut recevoir une facture avec une copie de l’avoir en pièce jointe, ou une facture avec une ligne indiquant l’émission d’un avoir et le solde ajusté dû. Si la conférence a été entièrement créditée, le client peut ne recevoir aucune facture ou note de crédit, comme si la conférence n’avait jamais eu lieu.
La note de crédit est un excellent outil comptable qui permet de créer et de conserver plus facilement un historique des événements qui ont conduit à l’émission du crédit. La plupart des formulaires du mémorandum incluront des informations vitales telles que la date, l’heure, le nom du client, la raison de l’ajustement du crédit et le solde du compte après l’application de l’ajustement. Selon les politiques et procédures du vendeur, des données supplémentaires peuvent également être incluses.