Les plans comptables sont essentiellement une liste des différentes catégories de revenus et de dépenses associées aux finances d’une organisation. Bien que la configuration exacte des postes d’un plan comptable puisse varier légèrement d’une entité à l’autre, il existe quelques catégories de base que l’on retrouve dans à peu près tous les livres comptables. Des catégories supplémentaires peuvent refléter la nature des activités menées par l’organisation, telles que les fonds de bienfaisance mis de côté à des fins spécifiques, ou les actifs qui sont mis de côté pour un projet d’expansion associé à la société.
Le groupe central de catégories que l’on trouve dans un plan comptable n’est pas sans rappeler ceux que l’on trouve dans à peu près tous les budgets des ménages. Ceux-ci incluraient des postes tels que les soldes et paiements de loyer ou d’hypothèque, les services publics de base et toute dette en cours qui est payée chaque mois, comme les soldes de cartes de crédit. L’ordre exact de ces catégories peut être défini plus en détail par l’établissement d’une série d’articles ou en suivant une approche de grand livre général et inclure certains articles sous de grandes catégories. À titre d’exemple, il peut être utile de structurer le plan comptable de manière à ce que les postes des services d’électricité, d’eau et de téléphone soient tous regroupés sous la catégorie Services publics, plutôt que d’apparaître comme des catégories distinctes.
Outre les catégories de base incluses dans un plan comptable, il existe souvent des désignations propres à une entité spécifique. Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser des éléments de ligne qui permettent l’enregistrement des cotisations des membres, des revenus générés par une activité de collecte de fonds ou des collectes qui doivent être appliquées à un fonds de projet spécifique. Avec les entreprises, le plan comptable impliquera toujours les créances ainsi que les dettes dans le cadre de la structure. Il existe souvent également des catégories qui permettent le suivi ordonné des fonds discrétionnaires affectés à un département spécifique ou à une utilisation générale par un emplacement de l’entreprise.
De nombreuses organisations choisissent d’utiliser un système de comptes qui appelle à la création d’une désignation alphabétique et numérique pour chaque catégorie reflétée sur le plan comptable. S’il existe des sous-catégories résidant sous des catégories principales, cela est généralement pris en compte lors de la configuration de la séquence de numérotation utilisée dans les grands livres. Ces mêmes désignations apparaîtront également sous forme de postes sur le bilan et le compte de résultat de l’organisation. En suivant ce processus, il est très facile de croiser les transactions et de s’assurer que les dossiers financiers restent correctement équilibrés.