Un rapport d’exception est un type de rapport récapitulatif qui identifie tous les événements qui sortent du cadre de ce qui est considéré comme une plage normale. Les rapports de ce type sont utilisés dans un certain nombre de contextes, notamment le processus de rapprochement des stocks, les enquêtes de gestion de projet et même les évaluations des employés. L’objectif du rapport est d’identifier tous les facteurs qui ne sont pas considérés comme étant dans des paramètres acceptables, ce qui permet de prendre des mesures qui aident à minimiser ou à éliminer les exceptions et à augmenter l’efficacité globale.
En ce qui concerne le rapprochement d’inventaire, le rapport d’exception est souvent essentiel pour identifier les différences entre un inventaire physique et l’inventaire présenté dans les bases de données d’inventaire. Au fil du temps, des erreurs peuvent se glisser dans à peu près n’importe quel type d’inventaire, ce qui oblige à faire des ajustements qui reflètent la quantité réelle de marchandises en stock. Cela permet non seulement d’ajuster plus facilement les commandes de nouveaux articles afin de disposer d’une quantité adéquate de fournitures, mais permet également de maintenir l’inventaire précis pour l’évaluation des taxes.
Par exemple, de nombreuses usines de fabrication maintiennent ce qu’on appelle un magasin d’entreprise qui est responsable de la distribution des pièces et autres composants nécessaires au fonctionnement des machines de l’usine. Les gérants de ce magasin effectuent généralement ce que l’on appelle un comptage de cycles, en inventoriant physiquement tout, de la plus petite vis aux composants de moteur coûteux qui sont utilisés pour entretenir et réparer l’équipement de production. Lorsqu’il s’avère que le nombre d’unités figurant dans la base de données d’inventaire ne correspond pas à ce décompte physique, une entrée est effectuée sur un rapport d’exception. Cela permet de revenir en arrière et de déterminer si un envoi reçu de cette pièce n’a pas été ajouté à la base de données, ou si certains décaissements de l’inventaire physique n’ont pas été correctement enregistrés. Dans certains cas, le rapport d’exception peut également mettre en lumière le vol de fournitures, ce qui incite à renforcer les mesures de sécurité qui aident à minimiser les pertes pour l’entreprise.
En plus d’aider à concilier différents types d’inventaires, un rapport d’exception peut également être utile dans la tâche de gestion de projet. Dans ce scénario, le rapport met en évidence les tâches en attente qui sont toujours en attente, même si la date d’achèvement prévue pour cette tâche est dépassée. En notant l’exception, il est possible de remanier le planning des tâches du projet pour compenser l’écart et remettre le projet sur les rails.
Même dans le domaine des évaluations des employés, un rapport d’exception peut être utile. Ici, l’idée est d’identifier tous les événements liés à l’employé qui sortent du cadre des attentes de base associées au poste. Les exceptions peuvent concerner des échecs de performance ou des performances qui vont au-delà du poste de travail habituel. Par exemple, le détail du rapport d’exception peut indiquer que l’employé a besoin d’une formation supplémentaire dans certains domaines, ou identifier des situations dans lesquelles l’employé a pu assumer des tâches supplémentaires alors qu’un collègue était malade, aidant efficacement l’exploitation à continuer avec peu de pas de changement de productivité. Selon la nature des problèmes documentés dans le rapport d’exception, l’employé peut être recommandé pour une formation de rattrapage ou recevoir une mention élogieuse pour avoir fourni des services supplémentaires à un employeur tout en continuant à gérer efficacement les tâches qui lui sont confiées.