Un reçu de service est un reçu qu’un entrepreneur, un ouvrier ou un autre technicien délivre pour documenter les services rendus. À bien des égards, un reçu de service est le même qu’un reçu de vente, sauf qu’il documente les services fournis et non les biens vendus. Un reçu pour une coupe de cheveux, par exemple, est un reçu de service de base. Des reçus de service plus complexes documentent les services de voiture effectués, les travaux de peinture terminés ou les suppléments de fret et de livraison. Le but d’un reçu de service est à la fois de prouver que quelque chose a été fait et de montrer que quelque chose a été payé.
Les reçus de service se présentent sous divers formats. Certains sont émis comme des reçus de vente, souvent à partir d’une caisse enregistreuse. De simples services rendus en magasin ou par l’intermédiaire de détaillants spécialisés prennent souvent cette forme. D’autres reçus de service sont rédigés davantage comme des factures. Les entrepreneurs qui facturent aux clients un certain nombre d’heures de service, par exemple, ou les fournisseurs qui ont installé une certaine liste de pièces, peuvent rédiger leur propre reçu de service.
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de rédiger un reçu de service. Cependant, certains éléments clés sont généralement requis. La plupart du temps, le vendeur et l’acheteur doivent être nommés. Le reçu doit généralement être daté et les services rendus doivent être décrits en détail.
Au moment où un reçu de service est rédigé et émis, un service a déjà été exécuté et payé. Pourtant, il existe des raisons importantes pour lesquelles une personne pourrait vouloir conserver un reçu de service. Si quelque chose ne répond pas aux attentes, par exemple, un reçu de service sert de documentation sur les services qui auraient dû être fournis. Les reçus de service prouvent également que les services ont été rendus, ce qui peut être important s’il y a un différend sur ce qui a été fait, ou si un entrepreneur prétend jamais que les services n’ont pas été payés en totalité.
Il est généralement également judicieux de conserver les reçus de service pour tous les services rendus dans le cadre des activités commerciales. Si un employé a payé lui-même des services commerciaux, il peut souvent demander un remboursement à la société en présentant un reçu de service. Les propriétaires d’entreprise peuvent également utiliser les reçus de service pour prouver les dépenses liées à l’entreprise, qui peuvent souvent être radiées comme déductions fiscales.
Lorsqu’ils sont utilisés à des fins fiscales, les reçus de service doivent généralement être conservés pendant plusieurs années. Si une autorité fiscale vérifie un propriétaire de petite entreprise, ce propriétaire devra avoir les reçus en main afin de justifier chaque déduction – même si des années se sont écoulées depuis le moment de la transaction. Les petites entreprises avec beaucoup de déductions sont souvent ciblées pour les audits en raison de la facilité avec laquelle il est de fabriquer des services rendus. Garder une trace minutieuse de tous les reçus de service, ainsi que des autres types de reçus utilisés pour les déductions liées aux affaires, peut tenir les vérificateurs à distance.