Le solde d’un fonds est la valeur nette d’un fonds à un moment donné, obtenue en calculant l’actif et en soustrayant le passif. Cela peut être particulièrement important dans la comptabilité par fonds, une approche dans laquelle une organisation crée un fonds dans un but précis pour rendre l’utilisation des fonds transparente et se conformer aux mandats légaux. Les agences gouvernementales et les établissements universitaires le font pour des activités telles que le paiement de bourses et de projets de travaux publics.
Les actifs d’un fonds peuvent comprendre des dépôts ainsi que des avoirs existants. Les passifs impliquent des dépenses et des retraits. Dans la comptabilité par fonds, les comptables devraient être en mesure de montrer comment l’argent entre et sort du fonds, en fournissant des documents pour montrer comment il a été utilisé. Dans un exemple simple, une université peut avoir un fonds pour les événements étudiants. Au début du semestre, les organisations étudiantes cotisent au fonds pour le recharger, et une série de décaissements sont effectués au fur et à mesure que le semestre avance pour financer des activités, en payant pour des choses comme les conférenciers, le transport, la nourriture, etc.
Dans certaines formes de comptabilité par fonds, le solde final du fonds doit être égal à zéro. Cela montre que le fonds s’est payé lui-même et que tous les décaissements étaient liés au fonds. S’il reste des fonds, cela indique des versements excessifs dans le fonds ou un échec à tout décaisser complètement. Si le fonds doit emprunter de l’argent, il n’y a pas suffisamment de fonds ou il n’est pas utilisé de manière appropriée. Un fonds de bourses annuelles, par exemple, devrait se terminer avec un solde net de zéro.
Le calcul du solde du fonds est généralement relativement facile à faire. Il est nécessaire d’avoir accès aux livres pour voir les actifs et les passifs qui n’ont peut-être pas encore été enregistrés. Par exemple, un fonds pourrait contenir des investissements dus pour un versement de dividendes, ce qui augmenterait le solde du fonds. De même, il pourrait y avoir des chèques en circulation tirés sur le fonds qui n’ont pas encore été compensés. En plus d’ajouter des actifs et des passifs, il est également possible d’auditer les mouvements de fonds, en vérifiant les problèmes tels que les décaissements non autorisés.
Dans le cas des organisations publiques, les divulgations publiques sur les fonds doivent être rendues disponibles. N’importe qui peut consulter les livres et les informations comptables et peut demander un solde de fonds actuel et un relevé de compte. Cela facilite la transparence, en informant les organisations que les membres du public seront en mesure de voir toute activité douteuse. Si l’activité du fonds comprend des violations légales telles que le non-respect d’un solde minimum requis, les parties intéressées peuvent intenter une action pour forcer l’organisation à se conformer à la réglementation.