Un syst?me d’approvisionnement est g?n?ralement un syst?me informatis? con?u pour g?rer le processus d’approvisionnement. L’approvisionnement est un terme utilis? pour d?crire l’activit? d’achat d’une entreprise ou d’une organisation. Il existe deux principaux types de syst?mes d’approvisionnement : l’approvisionnement ?lectronique et l’approvisionnement standard. Les deux types de syst?mes sont largement disponibles et sont souvent inclus dans un progiciel de gestion int?gr? (ERP) ou de comptabilit?.
Bien que les fonctionnalit?s fournies varient selon le logiciel, un outil d’approvisionnement typique comprend les demandes d’achat, les bons de commande, les r?ceptions de marchandises et le traitement des factures. En plus de ces exigences de base, la plupart des syst?mes incluent une gamme d’outils de reporting. Les processus d’approbation, les contr?les et les outils de gestion des fonds int?gr?s sont g?n?ralement standard dans les produits plus importants.
Le concept principal de l’approvisionnement est qu’une planification, une programmation et des achats group?s avanc?s se traduiront par des ?conomies de co?ts, une exploitation commerciale plus efficace et, par cons?quent, une rentabilit? accrue. Un syst?me d’approvisionnement est utilis? pour g?rer ce processus, fournissant un d?lai d’ex?cution pour les factures, le suivi des d?penses totales par type de produit, ainsi que les engagements financiers et la gestion des flux de tr?sorerie. La mise en ?uvre compl?te d’un syst?me d’approvisionnement entra?ne g?n?ralement des modifications importantes du processus op?rationnel existant, car le syst?me n?cessitera la mise en place de certains contr?les et proc?dures internes.
Un syst?me d’approvisionnement ?lectronique est ?galement connu sous le nom d’approvisionnement ?lectronique. Ce terme est utilis? pour d?crire un logiciel qui permet aux acheteurs d’acc?der aux catalogues des fournisseurs via Internet, ainsi que d’accepter des factures ?lectroniques. Les acheteurs s?lectionnent leurs mat?riaux, indiquent les comptes ? facturer pour l’achat et cr?ent un bon de commande dans le syst?me comptable. Toutes les activit?s li?es ? l’approvisionnement sont effectu?es dans le syst?me ?lectronique, ce qui r?duit la paperasserie et augmente l’efficacit?.
Le traitement ?lectronique des factures permet aux entreprises s?lectionn?es de rationaliser davantage l’examen et l’approbation des factures. Les donn?es sont ensuite achemin?es ? travers une s?rie d’approbations en ligne avant d’?tre trait?es pour paiement dans le syst?me comptable. Ce type de syst?me d’approvisionnement est tr?s populaire dans les grandes entreprises, o? des contrats d’approvisionnement sont en place pour g?rer les d?penses. Pour ces entreprises, la r?duction du temps du personnel pour le traitement des factures offre un excellent retour sur investissement.
Un syst?me d’approvisionnement standard est enti?rement int?gr? au progiciel comptable utilis? par l’organisation. Toutes les activit?s d’achat sont suivies et g?r?es via ce module, ce qui permet ? l’entreprise de contr?ler les d?penses et de suivre les opportunit?s d’?conomies plus importantes. Les rapports, les analyses et les contr?les internes sont tous int?gr?s ? ce type de logiciel et sont con?us autour des meilleures pratiques. La mise en place d’un syst?me d’approvisionnement est l’un des moyens les plus simples d’am?liorer l’efficacit? op?rationnelle.
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