Un système d’approvisionnement est généralement un système informatisé conçu pour gérer le processus d’approvisionnement. L’approvisionnement est un terme utilisé pour décrire l’activité d’achat d’une entreprise ou d’une organisation. Il existe deux principaux types de systèmes d’approvisionnement : l’approvisionnement électronique et l’approvisionnement standard. Les deux types de systèmes sont largement disponibles et sont souvent inclus dans un progiciel de gestion intégré (ERP) ou de comptabilité.
Bien que les fonctionnalités fournies varient selon le logiciel, un outil d’approvisionnement typique comprend les demandes d’achat, les bons de commande, les réceptions de marchandises et le traitement des factures. En plus de ces exigences de base, la plupart des systèmes incluent une gamme d’outils de reporting. Les processus d’approbation, les contrôles et les outils de gestion des fonds intégrés sont généralement standard dans les produits plus importants.
Le concept principal de l’approvisionnement est qu’une planification, une programmation et des achats groupés avancés se traduiront par des économies de coûts, une exploitation commerciale plus efficace et, par conséquent, une rentabilité accrue. Un système d’approvisionnement est utilisé pour gérer ce processus, fournissant un délai d’exécution pour les factures, le suivi des dépenses totales par type de produit, ainsi que les engagements financiers et la gestion des flux de trésorerie. La mise en œuvre complète d’un système d’approvisionnement entraîne généralement des modifications importantes du processus opérationnel existant, car le système nécessitera la mise en place de certains contrôles et procédures internes.
Un système d’approvisionnement électronique est également connu sous le nom d’approvisionnement électronique. Ce terme est utilisé pour décrire un logiciel qui permet aux acheteurs d’accéder aux catalogues des fournisseurs via Internet, ainsi que d’accepter des factures électroniques. Les acheteurs sélectionnent leurs matériaux, indiquent les comptes à facturer pour l’achat et créent un bon de commande dans le système comptable. Toutes les activités liées à l’approvisionnement sont effectuées dans le système électronique, ce qui réduit la paperasserie et augmente l’efficacité.
Le traitement électronique des factures permet aux entreprises sélectionnées de rationaliser davantage l’examen et l’approbation des factures. Les données sont ensuite acheminées à travers une série d’approbations en ligne avant d’être traitées pour paiement dans le système comptable. Ce type de système d’approvisionnement est très populaire dans les grandes entreprises, où des contrats d’approvisionnement sont en place pour gérer les dépenses. Pour ces entreprises, la réduction du temps du personnel pour le traitement des factures offre un excellent retour sur investissement.
Un système d’approvisionnement standard est entièrement intégré au progiciel comptable utilisé par l’organisation. Toutes les activités d’achat sont suivies et gérées via ce module, ce qui permet à l’entreprise de contrôler les dépenses et de suivre les opportunités d’économies plus importantes. Les rapports, les analyses et les contrôles internes sont tous intégrés à ce type de logiciel et sont conçus autour des meilleures pratiques. La mise en place d’un système d’approvisionnement est l’un des moyens les plus simples d’améliorer l’efficacité opérationnelle.