Une autorisation de retour de marchandise est l’approbation du vendeur de marchandise qui permet à l’acheteur de l’expédier au vendeur pour réparation, remplacement, crédit ou remboursement. Il autorise le client à retourner la marchandise, et son numéro d’identification unique inscrit sur l’étiquette d’expédition autorise le service expédition et réception du vendeur à accepter la livraison du colis contenant le retour. Un aliment de base de longue date des transactions par correspondance, les autorisations de retour de marchandise (RMA), appelées autorisations de retour de marchandise (RGA) sur certains marchés, sont devenues beaucoup plus courantes vers la fin du 20e siècle, alors que les détaillants entraient de plus en plus dans le monde du commerce en ligne. Les ventes à distance qui en ont résulté ont rendu la livraison et le retour des marchandises de plus en plus dépendantes des services d’expédition et de courrier.
Dans la plupart des cas, lorsque les marchandises sont vendues, l’acheteur a le droit de les retourner. Dans la plupart des contextes de vente au détail traditionnels, le détaillant a une politique spécifique concernant les retours de marchandises, les limitant généralement à une période de temps relativement courte après l’achat, et spécifiant en outre des normes minimales pour l’état des marchandises retournées pour remboursement ou crédit. Le client rapporte la marchandise au point de vente avec la documentation de l’achat, généralement un reçu, et la présente pour le retour. Si les circonstances sont compatibles avec la politique de retour du vendeur, le vendeur accepte la marchandise retournée et émet le remboursement ou le crédit. La marchandise est généralement réapprovisionnée dans l’inventaire du vendeur et préparée pour la vente.
Les acheteurs de marchandises provenant de sources de vente par correspondance et en ligne ont généralement le même droit de retourner la marchandise, mais le processus présente davantage un défi logistique pour le vendeur. Dans l’environnement traditionnel par exemple, les retours sont traités un par un et généralement examinés sur place par le vendeur. Tous les documents sont également traités sur place, tout comme le remboursement ou le crédit, et la transaction est terminée lorsque le client s’en va. Lorsqu’un client par correspondance ou en ligne lance le processus de retour, si la demande est conforme à la politique de retour du vendeur, une autorisation de retour de marchandise est émise. Dans de nombreux cas, pour des raisons d’efficacité et de responsabilité environnementale, l’autorisation de retour de marchandise est intégrée à l’étiquette d’expédition utilisée pour livrer les marchandises, puis le client peut réutiliser l’étiquette d’expédition pour retourner les marchandises. Sinon, lorsque le client prépare l’étiquette d’expédition pour le retour, il écrit simplement le numéro d’autorisation de retour de marchandise quelque part sur l’étiquette.
Le processus de retour longue distance est à peu près le même que le processus en magasin. L’autorisation de retour de marchandise capture généralement toutes les informations qui seraient enregistrées en magasin et est souvent imprimée sur le même document que le vendeur fournit au client en tant qu’étiquette d’expédition, de sorte que les informations pertinentes peuvent être lues ou numérisées sur l’étiquette sans avoir à d’ouvrir le colis dès réception, facilitant ainsi la livraison du colis de retour au bon endroit. Lorsque le colis de retour est ouvert, l’état de la marchandise retournée est examiné et s’il est acceptable, le remboursement ou l’avoir est émis.
Une autorisation de retour de marchandise est donc simplement la réduction du processus de retour par écrit pour faciliter le processus de retour de marchandises à longue distance pour remboursement. Le même processus est généralement appliqué à l’expédition de marchandises au vendeur pour réparation ou remplacement. Dans tous les cas, le processus d’autorisation de retour de marchandise reflète le processus suivi lorsque les clients transportent manuellement des marchandises dans l’établissement du vendeur pour les retourner.
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