Une division des achats est un département ou une section qui a la responsabilité d’acquérir les biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise ou d’une municipalité. Afin de s’acquitter de cette responsabilité, la division est généralement autorisée à négocier les contrats des fournisseurs, à limiter les montants des achats et à générer des bons de commande pour correspondre aux demandes approuvées. Une division des achats peut également être autorisée à émettre des demandes de propositions (RFP) afin d’identifier les meilleurs fournisseurs pour un bien ou un service particulier. Grâce aux communications modernes, il existe un certain nombre d’excellents systèmes d’approvisionnement en ligne qui peuvent aider une division dans la fonction quotidienne de commande, de suivi et de réception de ces biens et services.
L’un des principaux avantages d’une direction des achats est que la centralisation de la fonction d’achat permet d’homogénéiser les procédures d’achat. Cela peut souvent conduire à un meilleur contrôle du processus comptable, puisque toutes les commandes sont passées par un organisme central, plutôt que par chaque département ou division de l’entreprise ou autre entité commandant des biens et des services par eux-mêmes. L’approvisionnement s’effectuant via un seul pipeline, il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses et de les maintenir dans des limites raisonnables.
Un autre avantage pour la division des achats est la possibilité d’effectuer des achats en volume sur des articles nécessaires dans plusieurs départements. Par exemple, les systèmes d’approvisionnement qui peuvent suivre l’utilisation des fournitures de bureau dans tous les départements peuvent aider à déterminer combien de rames de papier sont nécessaires pour maintenir l’entreprise opérationnelle dans un délai donné. À l’aide de ces données, les personnes qui s’engagent dans l’approvisionnement peuvent généralement demander un prix unitaire inférieur en passant une seule commande importante auprès d’un fournisseur, économisant ainsi de l’argent à l’entreprise. Cela serait difficile à accomplir sans une sorte de processus d’achat central.
Il n’est pas rare qu’une division des achats invite également des fournisseurs à participer à un processus d’appel d’offres pour les activités de l’entreprise. Cela signifie que la division a la capacité d’initier et de superviser des contrats d’approvisionnement qui bloquent des tarifs spéciaux pour divers biens et services, au moins pour une période de temps donnée. La division peut utiliser ce modèle dans le cadre d’achats de fournitures, voire d’achats de construction si l’entreprise ou la municipalité est engagée dans un projet de construction.
En général, les programmes d’approvisionnement sont structurés pour fonctionner avec intégrité et honnêteté. Il existe normalement une série de freins et contrepoids intégrés au système pour rendre plus difficile le contournement des procédures établies, ou pour que les personnes travaillant au sein de la division reçoivent une compensation spéciale en échange d’un contrat de fournisseur. Comme pour tout département ou division qui s’occupe de finances de tout type, une division des achats est auditée régulièrement, normalement au moins une fois par an. Cela permet de s’assurer que les procédures sont suivies et que toutes les transactions sont menées d’une manière à la fois légale et éthique.