Une division des achats est un d?partement ou une section qui a la responsabilit? d’acqu?rir les biens et services n?cessaires au fonctionnement d’une entreprise ou d’une municipalit?. Afin de s’acquitter de cette responsabilit?, la division est g?n?ralement autoris?e ? n?gocier les contrats des fournisseurs, ? limiter les montants des achats et ? g?n?rer des bons de commande pour correspondre aux demandes approuv?es. Une division des achats peut ?galement ?tre autoris?e ? ?mettre des demandes de propositions (RFP) afin d’identifier les meilleurs fournisseurs pour un bien ou un service particulier. Gr?ce aux communications modernes, il existe un certain nombre d’excellents syst?mes d’approvisionnement en ligne qui peuvent aider une division dans la fonction quotidienne de commande, de suivi et de r?ception de ces biens et services.
L’un des principaux avantages d’une direction des achats est que la centralisation de la fonction d’achat permet d’homog?n?iser les proc?dures d’achat. Cela peut souvent conduire ? un meilleur contr?le du processus comptable, puisque toutes les commandes sont pass?es par un organisme central, plut?t que par chaque d?partement ou division de l’entreprise ou autre entit? commandant des biens et des services par eux-m?mes. L’approvisionnement s’effectuant via un seul pipeline, il est beaucoup plus facile de suivre les d?penses et de les maintenir dans des limites raisonnables.
Un autre avantage pour la division des achats est la possibilit? d’effectuer des achats en volume sur des articles n?cessaires dans plusieurs d?partements. Par exemple, les syst?mes d’approvisionnement qui peuvent suivre l’utilisation des fournitures de bureau dans tous les d?partements peuvent aider ? d?terminer combien de rames de papier sont n?cessaires pour maintenir l’entreprise op?rationnelle dans un d?lai donn?. ? l’aide de ces donn?es, les personnes qui s’engagent dans l’approvisionnement peuvent g?n?ralement demander un prix unitaire inf?rieur en passant une seule commande importante aupr?s d’un fournisseur, ?conomisant ainsi de l’argent ? l’entreprise. Cela serait difficile ? accomplir sans une sorte de processus d’achat central.
Il n’est pas rare qu’une division des achats invite ?galement des fournisseurs ? participer ? un processus d’appel d’offres pour les activit?s de l’entreprise. Cela signifie que la division a la capacit? d’initier et de superviser des contrats d’approvisionnement qui bloquent des tarifs sp?ciaux pour divers biens et services, au moins pour une p?riode de temps donn?e. La division peut utiliser ce mod?le dans le cadre d’achats de fournitures, voire d’achats de construction si l’entreprise ou la municipalit? est engag?e dans un projet de construction.
En g?n?ral, les programmes d’approvisionnement sont structur?s pour fonctionner avec int?grit? et honn?tet?. Il existe normalement une s?rie de freins et contrepoids int?gr?s au syst?me pour rendre plus difficile le contournement des proc?dures ?tablies, ou pour que les personnes travaillant au sein de la division re?oivent une compensation sp?ciale en ?change d’un contrat de fournisseur. Comme pour tout d?partement ou division qui s’occupe de finances de tout type, une division des achats est audit?e r?guli?rement, normalement au moins une fois par an. Cela permet de s’assurer que les proc?dures sont suivies et que toutes les transactions sont men?es d’une mani?re ? la fois l?gale et ?thique.
SmartAsset.