Le terme proposition d’appel d’offres est utilisé dans le domaine des achats pour décrire la réponse des fournisseurs potentiels à une demande de proposition (RFP). Chaque proposition d’appel d’offres comporte trois aspects : la présentation de l’entreprise, la réponse aux spécifications et la tarification. Les propositions d’appel d’offres sont des réponses juridiquement contraignantes dans un processus de passation des marchés. Il existe une grande partie du droit des affaires concernant les contrats, les appels d’offres, les propositions d’appel d’offres et les conditions d’acceptation. Prenez le temps de vous assurer que votre réponse est précise et présente une solution qui peut être complétée de manière rentable.
Le format d’une proposition d’appel d’offres varie considérablement selon l’industrie, mais tous ont les mêmes exigences de base. La partie la plus importante de toute réponse à un appel d’offres concerne les délais. Toutes les demandes de propositions ont une date et une heure d’échéance clairement spécifiées sur le document. Aucune réponse reçue après cette date ne pourra être acceptée ou incluse dans le processus d’examen. Le droit des contrats est très clair sur cette question, et de nombreuses entreprises ont été poursuivies en justice pour avoir attribué des contrats à des entreprises qui ont soumis leur offre après la date limite. Les juges décident invariablement en faveur du demandeur qui a soumis la proposition d’appel d’offres à temps et peuvent accorder des dommages-intérêts en plus des frais de justice.
La première section de chaque proposition d’appel d’offres est un aperçu de l’entreprise répondant à l’appel d’offres. En règle générale, l’entreprise doit inclure des antécédents dans l’industrie, mettant en évidence des projets réussis de taille similaire ou plus grande, pour indiquer sa capacité à répondre aux exigences de l’entreprise. Si la société est cotée en bourse, cela doit être inclus dans la section Contexte, ainsi que des liens vers les communiqués de presse, le site Web de la société et une liste des dirigeants.
La section de réponse recevra la plus grande attention de la part du client. En conséquence, il doit se concentrer sur la satisfaction des exigences point par point. De nombreuses entreprises utilisent la structure de la DP pour formater leur réponse, en corrélant chaque section pour faciliter la comparaison pour le client. Les pièces justificatives supplémentaires requises dans la réponse doivent être répertoriées en annexe et correctement indexées. De nombreuses entreprises incluent la présentation de la réponse en tant qu’élément marqué dans la matrice d’évaluation, ce qui en vaut la peine pour l’entreprise répondante.
Le prix est généralement une section distincte de la proposition d’appel d’offres. Si plusieurs options de tarification sont fournies, la réponse doit clairement indiquer la valeur principale, ainsi que la tarification des différentes solutions alternatives. De nombreux contrats d’achat incluent des frais récurrents, comme une licence ou une maintenance annuelle. Cette valeur doit être fournie dans cette section, avec une indication claire de la durée du mandat.
Toute restriction entourant l’acceptation de la proposition d’appel d’offres doit être incluse dans la réponse. Cela comprend les délais pour accepter l’offre, la planification du début des travaux, la flexibilité des ressources et d’autres problèmes. Les conditions de paiement sont également généralement indiquées dans la réponse, afin que le processus de négociation puisse commencer.