Dans la rédaction de lettres formelles, il est d’usage d’inclure une salutation d’ouverture connue sous le nom de salutation. Dans une lettre commerciale standard, il apparaît généralement deux lignes en dessous de l’adresse du destinataire, s’il y en a une. Sinon, le message d’accueil commence près du coin supérieur droit de la lettre. Une salutation appropriée pour une lettre formelle commence généralement par le mot Cher, suivi du titre et du nom du destinataire de la lettre : Cher M. Smith ou Cher professeur Jones, par exemple.
Certaines lettres commerciales ou formelles suppriment complètement le mot Cher et commencent par le nom du destinataire uniquement. Il peut être suivi d’une virgule, d’un point-virgule ou même d’un tiret. Le but est de s’assurer que le bon destinataire reçoit le message et de définir le ton général de la lettre. Certains rédacteurs de lettres modernes peuvent omettre complètement le message d’accueil, en particulier lorsqu’ils utilisent des communications électroniques avec une capacité limitée.
Une lettre informelle peut inclure une salutation informelle, comme bonjour, hé, hé là, ou quoi de neuf ? La correspondance par courrier électronique peut être particulièrement informelle, le message initial de l’expéditeur contenant un message d’accueil plus formel tel que «Bonjour M. Jones» et les réponses ultérieures l’abandonnant complètement.
Certains écrivains qui ne connaissent pas le nom ou le titre spécifique de leur destinataire peuvent utiliser une salutation plus générique telle que «À qui de droit» ou «Cher Monsieur ou Madame», bien que les experts en étiquette des affaires suggèrent fortement d’obtenir des informations de contact spécifiques avant recours à une telle salutation générale. Même une salutation générale, telle que Cher représentant du service client, peut être considérée comme une amélioration par rapport à À qui de droit.
Une salutation appropriée devrait égaler le niveau de familiarité entre l’expéditeur et le destinataire. Une lettre officielle adressée au président des États-Unis, par exemple, devrait commencer par Cher monsieur le président, et non par Bonjour Barack ou Hey Prez. Il existe des livres de référence qui contiennent les salutations appropriées pour les dignitaires, les dirigeants politiques, les célébrités, les personnalités religieuses et d’autres professionnels.
La salutation d’ouverture d’une lettre commerciale doit également correspondre au ton et à la formalité de la clôture. Le traditionnel Sincèrement vôtre ou Avec nos meilleures salutations peut sembler un peu lourd ou dépassé dans une lettre commerciale moderne, mais l’utilisation d’une ligne de clôture comme celle-ci aide à personnaliser le message. Terminer une lettre de plainte par Respectueusement peut redonner un sentiment de civilité au processus, tandis que terminer une lettre d’accompagnement par En attente de votre réponse en temps opportun démontre de l’intérêt et de l’initiative.
L’utilisation d’une salutation formelle n’est peut-être pas aussi critique dans de nombreuses communications modernes, mais elle aide à faciliter le destinataire dans le reste de la lettre et donne le ton à la fois formel ou informel.