Une structure organisationnelle formelle fait référence à un type de structure organisationnelle structurée et planifiée qui peut être adoptée par une organisation. Ce type de structure organisationnelle est à l’opposé d’une structure formelle informelle, qui n’adhère à aucun type de structure formelle. Comme son nom l’indique, la structure est concernée par l’ordre des opérations dans l’organisation. Il cherche à définir les rôles des individus sur le lieu de travail et attend d’eux qu’ils adhèrent aux rôles désignés.
L’un des attributs d’une structure organisationnelle formelle est le fait qu’elle divise les rôles des individus dans l’organisation de manière hiérarchique, du haut vers le bas. Le poste au sommet est réservé à la personne la plus importante de l’organisation. Ce niveau d’importance descend en cascade, définissant les individus successifs ainsi que ce qui constitue les conditions de leurs différentes fonctions. Par exemple, une entreprise avec de nombreuses filiales peut avoir un chef de la direction (PDG), qui est le cadre le plus important de l’organisation. Les différentes branches peuvent avoir des responsables qui sont en charge de leurs branches mais doivent tout de même rendre compte au PDG. Chaque succursale aura une structure formelle dans laquelle les directeurs de succursale seront les cadres supérieurs, suivis des différents chefs de service, suivis des superviseurs, etc.
Le but de créer une structure organisationnelle formelle dans une entreprise est d’éviter le chaos qui s’ensuivrait si les individus ne savaient pas ce qu’on attend d’eux dans diverses situations. Une autre raison de la mise en place de ce type de structure est que les entreprises peuvent être plus ordonnées, organisées et efficaces. Cependant, il peut être appliqué à la plupart des types de modèles commerciaux ; il est principalement utilisé par les grandes organisations avec de nombreux employés et divisions.
Même si une structure organisationnelle formelle peut rendre une entreprise plus efficace, elle a aussi ses inconvénients. Les différents niveaux de départements et de direction créent un goulot d’étranglement qui peut rendre fastidieux tous les processus décisionnels importants. Par exemple, si les travailleurs d’une usine de fabrication ont des griefs de quelque nature que ce soit, ils devront passer par leur superviseur immédiat, qui peut avoir un superviseur général. Le superviseur général transmettra la plainte au directeur de l’usine, qui pourra la transmettre au service des ressources humaines. Ensuite, le service des ressources humaines examinera la plainte et décidera s’il faut la transmettre au directeur de succursale, qui la transmettra ensuite au directeur régional. Ce processus fastidieux se poursuivrait jusqu’à ce que la plainte parvienne au siège social, reprenant le même processus jusqu’à ce qu’elle parvienne au PDG.