Existem várias situações em que uma pessoa pode precisar escrever uma carta de isenção. Por exemplo, pode ser necessário explicar por que um contribuinte está isento de pagar certos impostos locais, estaduais ou federais. Além disso, essa carta pode ser necessária para declarar legalmente uma isenção de vacinações legalmente exigidas ou outros requisitos legais para os quais uma pessoa tenha um motivo válido para o não cumprimento. Embora cada situação possa exigir informações ligeiramente diferentes, o formato de uma carta de isenção será basicamente o mesmo, independentemente do uso pretendido. A carta deve incluir informações básicas de identificação, uma explicação da obrigação legal e o motivo da isenção, e declarar claramente que o redator está reivindicando a isenção.
Ao escrever uma carta de isenção, o primeiro passo é certificar-se de que a correspondência seja endereçada à pessoa ou agência apropriada. As agências fiscais, por exemplo, podem ter muitos escritórios e endereços diferentes que recebem a correspondência do contribuinte. Um simples telefonema deve assegurar o endereço de correspondência adequado e o nome da pessoa a quem a carta deve ser endereçada, se apropriado.
A própria carta deve conter as informações pertinentes do redator, se não em papel timbrado, como nome, endereço e e-mail ou telefone. Depois de abordá-lo adequadamente, a carta deve indicar a que se refere, como “isenção de imposto sobre vendas” ou “isenção de vacinação”. Um número de identificação de contribuinte ou de segurança social também deve ser fornecido para que o destinatário saiba quais registros são afetados pela isenção.
No corpo de uma carta de isenção, o redator deve declarar qual é a obrigação legal para a qual ele está reivindicando uma isenção. Por exemplo, se a obrigação legal é pagar imposto sobre vendas, o autor da carta deve reconhecer que essa obrigação é o assunto da carta e, portanto, da isenção. Depois de declarar qual é a obrigação legal, o redator deve explicar por que ele ou ela tem direito à isenção da obrigação. Se possível, o autor deve incluir uma referência a uma fonte legal que lhe dê direito à isenção.
Além de explicar a obrigação legal e o motivo pelo qual o redator acredita que tem direito à isenção, a carta deve declarar claramente que o redator está reivindicando a isenção. Se a isenção for para um menor, como no caso da obrigação de vacinar, o escritor deve incluir o nome da criança, parentesco com a criança e reivindicar a isenção parental por motivos religiosos, por exemplo. Declarar a isenção em uma frase simples no final da carta deve deixar claro para o leitor que o autor está reivindicando a isenção.
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