Conformidade com fornecedor ou fornecedor é um termo que se relaciona às políticas e procedimentos que os fornecedores concordam em seguir para obter e manter os negócios de um cliente. A idéia por trás desse tipo de conformidade é garantir que o fornecedor e o cliente tenham um entendimento claro das responsabilidades que cada um assume como parte do relacionamento de trabalho. Para o fornecedor, isso significa cumprir todas as convenções feitas no contrato que rege o relacionamento comercial, além de concordar em seguir os protocolos do cliente para fazer e atender pedidos.
As especificidades da conformidade do fornecedor variarão, dependendo do tipo de cliente envolvido e das necessidades específicas desse cliente. Em alguns casos, a conformidade pode se concentrar em ações como concordar em entregar pedidos dentro de um determinado período de tempo. Em outros momentos, o processo de cobrança pode ser um componente da conformidade do fornecedor. Por exemplo, um escritório de advocacia pode exigir que um provedor de teleconferência sempre faça referência a um número de cliente e assunto na fatura de cada chamada em conferência realizada nos termos do contrato.
Como parte do processo de triagem de fornecedores, clientes e fornecedores em potencial têm a oportunidade de avaliar as necessidades do cliente e compará-las às capacidades do fornecedor ou provedor. Durante esta fase da investigação de conformidade do fornecedor, o objetivo é determinar se o estabelecimento de um relacionamento entre os dois seria mutuamente benéfico. Supondo que o fornecedor ofereça os produtos que o cliente exige a preços considerados razoáveis pelo cliente, possa entregá-los de acordo com os termos descritos pelo cliente e forneça o tipo de detalhe da fatura e condições de pagamento que o cliente desejar, existe uma boa chance de que as duas entidades possam estabelecer um relacionamento satisfatório que possa durar a longo prazo.
Normalmente, os clientes têm algum tipo de processo de gerenciamento de fornecedores que facilita avaliar o grau de conformidade do fornecedor que ocorre ao longo do tempo. Essa abordagem de gerenciamento é importante, pois as chances de políticas e procedimentos por parte do fornecedor podem reduzir o nível de conformidade, tornando necessário começar a procurar novos fornecedores. O monitoramento da conformidade do fornecedor também pode destacar que um determinado fornecedor está em conformidade consistente com os termos do contrato de trabalho entre as duas entidades, um fator que pode levar o cliente a fornecer ainda mais volume de negócios a esse fornecedor, além de aumentar as chances de recomendar o fornecedor a outras pessoas.
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