A especificação de processo é o fornecimento de instruções claras e detalhadas para permitir que qualquer pessoa siga uma série de etapas para concluir uma tarefa, como reunir um objeto ou formatar corretamente um relatório. Essas etapas podem seguir um conjunto rígido de regras para torná-las o mais padronizadas possível, para que o leitor possa entendê-las facilmente. Em outros casos, a especificação do processo pode incluir linguagem não padrão ou tópicos de discussão e pode ser menos universalmente compreensível.
Em uma especificação de processo, o leitor segue uma série de etapas dispostas na forma de um fluxograma. Em cada etapa, pode haver garfos para refletir diferentes abordagens do processo ou diferentes produtos finais. Se o leitor seguir exatamente as etapas, ele terminará com um produto final que deve ser indistinguível daquele produzido por outra pessoa que segue as mesmas instruções. A especificação do processo pode permitir produtos produzidos individualmente ou fornecer instruções para a produção em massa usando equipamentos de fabricação.
Os fabricantes usam a especificação do processo para garantir a conclusão padronizada e precisa dos projetos. Este documento pode ser enviado para outra fábrica, que poderá produzir exatamente o mesmo produto final seguindo as etapas. As etapas detalham os tipos de materiais a serem usados, suas cores e o método de montagem, além de fornecer desenhos detalhados e discussões das técnicas de fabricação. As diretrizes claras do documento possibilitam a reprodução de produtos sem as instruções pessoais de alguém com experiência em sua fabricação.
A fabricação não é a única tarefa que pode ser padronizada com a especificação do processo. O desenvolvimento de software, a geração de documentos e outras tarefas podem ser concluídas com diretrizes de natureza semelhante. Em todos os casos, o objetivo é criar instruções claras e compreensíveis que serão executáveis por qualquer pessoa com treinamento básico nessa área de interesse. Um assistente administrativo familiarizado com os programas de processamento de texto, por exemplo, pode seguir as instruções para criar um relatório para o uso de administradores.
Escrever uma especificação de processo requer uma compreensão detalhada do processo e do idioma usado nesse setor em particular. Para alguns processos, estão disponíveis guias de terminologia e convenções padronizadas. Estes podem ser um recurso útil tanto para o pessoal que prepara as especificações quanto para os membros da equipe que precisam ler e segui-las. Se surgirem dúvidas sobre a especificação do processo, o guia geralmente pode fornecer a resposta, definindo o idioma usado e permitindo ao leitor entender exatamente o que se entende por uma determinada declaração.
Inteligente de ativos.