O gerenciamento de registros (RM) ? um processo para manipular registros desde o momento em que s?o criados at? o momento em que precisam ser descartados. As pessoas que praticam o gerenciamento de registros geralmente possuem diplomas universit?rios e treinamento especializado nesse campo, incluindo treinamento para tipos espec?ficos de ind?strias e empresas. Para institui??es grandes, gerenciar registros pode ser um trabalho em tempo integral para uma equipe grande, enquanto organiza??es menores podem contar com uma secret?ria ou assistente de escrit?rio para lidar com seus registros.
Um sistema de gerenciamento de registros bem implementado come?a no ponto de cria??o, com um sistema padronizado para cria??o de registros projetado para tornar os registros ?teis, consistentes e f?ceis de acessar. Esses padr?es se aplicam a tudo, desde a formata??o do registro at? a apresenta??o das informa??es. Uma vez criado, um registro entra em um sistema de gerenciamento de registros no qual ? registrado, monitorado e mantido.
Quando algu?m precisa acessar um registro, o sistema permite que o registro seja localizado. As entradas de indexa??o podem ser usadas para confirmar que um registro est? completo e para fazer anota??es sobre como e quando o registro foi usado. O sistema tamb?m pode ser usado para avaliar as taxas de acesso a registros, uma pr?tica comum quando as pessoas desejam c?pias de seus registros. No final da vida ?til do registro, ele pode ser descartado por meio de arquivamento, destrui??o ou outros meios.
Os registros sob gerenciamento podem incluir registros digitais ou f?sicos e, ?s vezes, uma mistura de ambos. ? medida que mais empresas mudam para um formato de escrit?rio sem papel, parte desse processo inclui a digitaliza??o de registros f?sicos e o estabelecimento de bancos de dados que d?o espa?o para o sistema de gerenciamento de registros do escrit?rio crescer.
Um aspecto cr?tico do gerenciamento de registros ? a conformidade com os padr?es geralmente aceitos pelo setor, bem como pela lei. Os registros m?dicos e legais, por exemplo, devem ser controlados por motivos de privacidade, enquanto os registros cont?beis precisam seguir os padr?es cont?beis. As pessoas que trabalham e gerenciam registros recebem treinamento em pr?ticas de arquivamento, seguran?a e organiza??o de registros, para que possam trabalhar de maneira eficaz e eficiente.
Pessoas com diplomas avan?ados em ?reas relacionadas ao gerenciamento de registros t?m in?meras oportunidades de emprego dispon?veis. Isso inclui o gerenciamento de extensos arquivos e registros, trabalhando com organiza??es que desenvolvem padr?es e pr?ticas para os detentores de registros e auxiliando no design de software usado no gerenciamento de registros. Profissionais que n?o possuem forma??o avan?ada podem ter oportunidades de emprego mais limitadas, mesmo com vasta experi?ncia, dependendo dos tipos de registros que desejam gerenciar.