O gerenciamento de registros (RM) é um processo para manipular registros desde o momento em que são criados até o momento em que precisam ser descartados. As pessoas que praticam o gerenciamento de registros geralmente possuem diplomas universitários e treinamento especializado nesse campo, incluindo treinamento para tipos específicos de indústrias e empresas. Para instituições grandes, gerenciar registros pode ser um trabalho em tempo integral para uma equipe grande, enquanto organizações menores podem contar com uma secretária ou assistente de escritório para lidar com seus registros.
Um sistema de gerenciamento de registros bem implementado começa no ponto de criação, com um sistema padronizado para criação de registros projetado para tornar os registros úteis, consistentes e fáceis de acessar. Esses padrões se aplicam a tudo, desde a formatação do registro até a apresentação das informações. Uma vez criado, um registro entra em um sistema de gerenciamento de registros no qual é registrado, monitorado e mantido.
Quando alguém precisa acessar um registro, o sistema permite que o registro seja localizado. As entradas de indexação podem ser usadas para confirmar que um registro está completo e para fazer anotações sobre como e quando o registro foi usado. O sistema também pode ser usado para avaliar as taxas de acesso a registros, uma prática comum quando as pessoas desejam cópias de seus registros. No final da vida útil do registro, ele pode ser descartado por meio de arquivamento, destruição ou outros meios.
Os registros sob gerenciamento podem incluir registros digitais ou físicos e, às vezes, uma mistura de ambos. À medida que mais empresas mudam para um formato de escritório sem papel, parte desse processo inclui a digitalização de registros físicos e o estabelecimento de bancos de dados que dão espaço para o sistema de gerenciamento de registros do escritório crescer.
Um aspecto crítico do gerenciamento de registros é a conformidade com os padrões geralmente aceitos pelo setor, bem como pela lei. Os registros médicos e legais, por exemplo, devem ser controlados por motivos de privacidade, enquanto os registros contábeis precisam seguir os padrões contábeis. As pessoas que trabalham e gerenciam registros recebem treinamento em práticas de arquivamento, segurança e organização de registros, para que possam trabalhar de maneira eficaz e eficiente.
Pessoas com diplomas avançados em áreas relacionadas ao gerenciamento de registros têm inúmeras oportunidades de emprego disponíveis. Isso inclui o gerenciamento de extensos arquivos e registros, trabalhando com organizações que desenvolvem padrões e práticas para os detentores de registros e auxiliando no design de software usado no gerenciamento de registros. Profissionais que não possuem formação avançada podem ter oportunidades de emprego mais limitadas, mesmo com vasta experiência, dependendo dos tipos de registros que desejam gerenciar.