Um inventário de matérias-primas é a quantidade de matérias-primas que estão em posse do proprietário durante um período contábil específico. A avaliação desse tipo de inventário pode ocorrer no início do período ou no final. A identificação do saldo inicial e final do estoque durante o período pode ajudar a identificar a quantidade de uso de matérias-primas que ocorreu durante o período e, assim, influenciar o processo de pedido desses materiais para períodos futuros.
Como na maioria dos tipos de inventários, a manutenção de um inventário de matérias-primas é essencial para a operação contínua de qualquer tipo de operação de fabricação. Idealmente, a empresa encontrará o equilíbrio perfeito entre ter materiais disponíveis para manter a taxa de produção mais eficiente, além de manter o estoque o mais baixo possível, reduzindo assim a quantidade de impostos que são avaliados no estoque. Para atingir esse objetivo, é essencial monitorar o recebimento e a emissão de materiais desse inventário.
Em termos de manutenção dos registros contábeis de um inventário de matérias-primas, novas remessas de materiais recebidas são registradas como débito nos registros. Quando qualquer matéria-prima é emitida a partir do inventário, geralmente para uso no processo de fabricação, esse desembolso é registrado como crédito, diminuindo, assim, o número total de unidades e o valor geral do inventário. Muitas empresas registram esses débitos e créditos no estoque de matérias-primas em tempo real, embora ainda seja habitual em algumas empresas registrar as transações diariamente ou mesmo semanalmente.
A estruturação do processo de pedido ajuda a manter o estoque de matérias-primas em um nível suficiente para suportar a operação contínua da planta, mas não tanto que uma quantidade significativa do estoque permaneça intocada por longos períodos de tempo. Ao monitorar com que frequência os materiais são emitidos do inventário existente e comparar com o tempo que leva para o fornecedor processar e entregar uma nova ordem de matérias-primas, é possível estabelecer diretrizes específicas para fazer pedidos em tempo hábil. O monitoramento contínuo do estoque permite ajustar a frequência e o tamanho desses pedidos, para que o estoque seja mantido em um tamanho razoável, eliminando assim a necessidade de pagar impostos adicionais em um estoque inflado. Embora esse processo tenha sido feito manualmente, o software de inventário moderno pode ser facilmente configurado para rastrear a atividade no inventário e fazer pedidos automaticamente quando e conforme necessário.
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