Uma empresa pode precisar de uma grande frota de veículos, mas pode ser difícil mantê-la. Esta é a principal função de um sistema de gerenciamento de frota, que leva os veículos da empresa e os organiza para dar à empresa capacidade de rastreamento de veículos, cronogramas de manutenção e demais necessidades básicas da frota. Os sistemas de gerenciamento de frota também podem fornecer os veículos para a empresa, se a empresa não quiser comprar o seu próprio.
A faceta mais importante de um sistema de gerenciamento de frota é o rastreamento de veículos. Esses sistemas rastreiam a localização real do veículo, economia de combustível, velocidade média e tempo estimado de chegada (ETA). Eles também sabem qual funcionário da empresa possui o veículo, quando e às vezes por quê; garantir que um veículo esteja disponível quando um funcionário precisar de um é outra função importante. Essas informações são compiladas e analisadas pelo sistema de gerenciamento de frota, que pode então fazer sugestões sobre como melhorar a eficiência ou economia de combustível. Este sistema também pode rastrear um veículo se ele for roubado, mas também pode ser usado como um GPS para rastrear o motorista.
Os sistemas de gerenciamento de frota às vezes são responsáveis por programar e aprovar o combustível do veículo, manutenção e reparos com base no orçamento da empresa. Essas empresas emitem um pequeno cartão ou livreto com uma lista de manutenção programada e reparos aprovados. Normalmente, esses sistemas de gerenciamento de frota terão um valor definido em dólares para reparos que é pré-aprovado e não requer qualquer autorização. Um sistema de gerenciamento de frota também pode emitir um cartão de crédito para os funcionários usarem para compras de combustível em fornecedores aprovados.
Com o tempo, todos os veículos desvalorizam. Parte das responsabilidades do sistema de gerenciamento de frota inclui o cálculo dessa depreciação ao longo do ano e a determinação de quando é o momento de retirar o veículo da frota. Os sistemas de gerenciamento de frota geralmente têm conexões com fabricantes de automóveis para comercializar os veículos da frota e adicionar novos veículos à frota com desconto; eles também podem oferecer financiamento de veículos para a empresa.
Em empresas onde dirigir faz parte da tarefa diária, muitos funcionários são reembolsados por suas viagens por quilômetro. O sistema de gerenciamento de frota torna-se responsável por rastrear essa quilometragem. Isso elimina a necessidade de o funcionário se preocupar com o fato de uma empresa estar diminuindo sua quilometragem devido a uma entrada perdida em um livro de registro. Isso também mantém o controle das milhas rodadas por ano para ajudar a calcular a depreciação do veículo.
O sistema de gerenciamento de frota geralmente rastreia esses veículos por meio de um computador especial instalado no veículo. Este computador se conecta aos computadores de gerenciamento de frota via comunicação via satélite e transmite todas as informações pertinentes. O uso adequado das informações fornecidas ao sistema de gestão de frota ajudará a empresa a economizar dinheiro e agilizar a gestão de sua grande frota de veículos.