Uma avalia??o de proposta ? um processo de cinco etapas usado para fornecer uma revis?o equilibrada e imparcial de uma proposta formal de neg?cios. Esse tipo de processo ? mais comumente encontrado nos departamentos de compras ou gerenciamento de contratos de grandes organiza??es ou corpora??es. O objetivo principal de uma avalia??o de proposta ? garantir que um processo justo e transparente seja usado para selecionar a inscri??o vencedora. Isso ? muito importante, porque muitas vezes s?o necess?rias propostas para projetos ou gastos caros.
As cinco etapas usadas na avalia??o da proposta s?o: formar uma equipe para revisar as submiss?es, garantir a conformidade com os requisitos de submiss?o, revisar as respostas dos detalhes do documento do concurso, atribuir um peso a cada categoria e pontuar cada submiss?o. A proposta com a pontua??o mais alta ? o vencedor. Ap?s a sele??o, todas as empresas que enviaram uma proposta s?o informadas dos resultados. As empresas malsucedidas t?m o direito de entrar com uma a??o judicial se acharem que o processo foi tendencioso ou violou a lei contratual.
A primeira etapa do processo de avalia??o de uma proposta ? formar uma equipe interna que ser? respons?vel pela revis?o dos envios. A participa??o na equipe deve basear-se na experi?ncia no processo relevante, na experi?ncia relacionada e no entendimento firme do processo de aquisi??o. Em algumas organiza??es, essa equipe est? envolvida na cria??o da solicita??o de proposta (RFP) ou documento do concurso que ? distribu?do aos poss?veis fornecedores. Outras empresas podem decidir que ter duas equipes separadas remove a possibilidade de conflito de interesses e interfer?ncia na sele??o final.
Normalmente, um oficial de compras ou coordenador de RFP analisa todos os envios para garantir a total conformidade com todos os requisitos. Essa ? uma verifica??o puramente administrativa para garantir que todos os lances foram recebidos antes do prazo final, qualquer pagamento exigido foi processado e que n?o faltam p?ginas ou documentos. Depois que essa verifica??o ? conclu?da, c?pias das propostas s?o feitas para cada membro da equipe de avalia??o.
Os membros da equipe come?am no novo est?gio da avalia??o da proposta revisando cada resposta individual e comparando-a com a RFP ou o documento de especifica??o. O objetivo da revis?o ? determinar se a proposta aborda todos os itens da RFP. ?s vezes, os itens ausentes s?o relatados ao coordenador da RFP, que acompanha a empresa para verificar se a omiss?o ? um erro administrativo, mas em muitos casos, nenhum acompanhamento ? feito.
Dependendo da estrutura da equipe, um peso ? atribu?do a cada se??o da RFP. Algumas empresas tomam essas decis?es em grupo e outras permitem que cada membro da equipe fa?a um julgamento independente. O peso total deve somar 100 e as categorias devem ser baseadas nos requisitos reais de RFP. Embora algumas empresas atribuam peso ? qualidade da apresenta??o real, muitas n?o o fazem, porque isso essencialmente premia pontos por enviar uma proposta.
A ?ltima etapa da avalia??o da proposta ? atribuir uma pontua??o. Cada membro da equipe toma uma decis?o independente e envia seu scorecard ao coordenador de RFP, que totaliza as respostas e determina a proposta bem-sucedida. Todo esse processo deve ser transparente e defens?vel em um tribunal como imparcial e justo.
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