Uma dedução por quilometragem é uma opção de imposto concedida a pequenos e grandes empresários e funcionários que lhes permite amortizar certas taxas de gás. Para participar dessa dedução, o arquivamento do proprietário precisa calcular as milhas ou quilômetros rodados durante o ano para fins comerciais e, em seguida, multiplicar pela taxa de dedução padrão por milha ou quilômetro. Por exemplo, se o total de milhas percorridas para fins comerciais fosse 1,000 (1,610 quilômetros) e a taxa por milha ou por quilômetro naquele ano fosse $ 0.51 dólares americanos (USD), então o valor da dedução seria $ 510 USD.
Aplicar a dedução aos relatórios fiscais anuais ou mesmo trimestrais de uma empresa é geralmente simples, mas registros precisos são muito importantes. Muitos especialistas em impostos e contadores sugerem manter um registro das milhas ou quilômetros antes e depois da viagem para fins comerciais, bem como os recibos das compras de gás. Também é importante saber que nem todas as milhas ou quilômetros usados em um veículo comercial são elegíveis para dedução de milhagem.
Casos comuns em que uma dedução por milhagem pode ser solicitada são viagens para seminários, reuniões com clientes e outros passeios relacionados a negócios. Os proprietários de empresas também podem solicitar deduções para viagens ao banco, correio e loja de suprimentos que sejam relacionadas aos negócios. Embora a maioria dos empresários reconheça que as compras nesses locais podem ser deduzidas, muitos não entendem que o gás usado para chegar lá também pode ser reclamado.
Quem trabalha em casa também pode aproveitar a dedução de quilometragem em seus impostos. Um veículo designado para fins comerciais não é necessário. O que é necessário é que a quilometragem utilizada seja para fins de trabalho. Uma ida à loja para comprar papel ou tinta extra para a impressora ou uma visita semanal à sede são casos comuns em que uma dedução pode ser solicitada e muitas vezes não é. Aqueles que trabalham como funcionários remotos podem ter direito aos pedidos de dedução e devem conversar com um profissional da área tributária sobre as possibilidades.
Rastrear o uso da milhagem para fins comerciais pode se tornar difícil ao longo de um ano inteiro. Para ajudar os proprietários de negócios e funcionários a manter registros precisos, existem programas de software disponíveis. Dependendo do programa, um empresário pode ser capaz de inserir a quilometragem do veículo no início do ano e simplesmente adicionar a ela cada vez que uma viagem de negócios for feita. No final do ano, as milhas ou quilômetros já estão somados e o valor da dedução é calculado rapidamente. Qualquer que seja o método utilizado, cabe ao empresário manter registros atualizados para o arquivamento preciso.