Historicamente, uma trilha de auditoria tinha a ver com a capacidade de fornecer um histórico completo de qualquer transação financeira. A idéia era poder identificar cada etapa do processo, desde o início da transação até a conclusão da transação. Normalmente, esse processo ocorreu ao poder produzir documentos em papel que mostravam o progresso da transação do início ao fim. Hoje, uma trilha de auditoria também tem a ver com rastrear dados em formato eletrônico, com as transações não necessariamente limitadas a dados financeiros.
Uma trilha de auditoria de qualquer tipo incluirá uma tentativa de estabelecer uma lista cronológica das etapas necessárias para iniciar a transação e concluí-la. Eles podem ser muito simplistas ou extremamente complicados, dependendo do número de etapas envolvidas na transação. Por exemplo, realizar uma trilha de auditoria em uma fatura emitida por um fornecedor seria um processo relativamente simples.
Desde o recebimento da fatura, o documento é rastreado através de Contas a Pagar, até a emissão de um cheque ou pagamento eletrônico para liquidar a dívida. Ao mesmo tempo, a criação de uma trilha auditada para permitir a reconstrução de um processo de fabricação pode conter muito mais etapas e tornar-se muito difícil de seguir.
Um auditor pode optar por iniciar o processo de criação de uma trilha de auditoria desde o início ou a conclusão da transação em consideração. Freqüentemente, iniciar o processo de auditoria com a fase concluída mais recente e trabalhar para trás é um meio eficiente de estabelecer a trilha. No entanto, quando o ponto inicial e o ponto de conclusão estão bem estabelecidos, é possível abordar a trilha de ambas as extremidades simultaneamente, simplesmente preenchendo as etapas que ocorrem entre as etapas inicial e final da transação.
O uso de uma trilha de auditoria geralmente pode ser uma ferramenta eficaz no gerenciamento de recursos financeiros e outros de uma empresa ou organização. O processo de identificação da trilha pode de fato ajudar a identificar etapas desnecessárias do processo e que podem ser eliminadas em transações futuras. Outra aplicação importante desse processo é que ele pode descobrir tentativas de manipular o perfil financeiro da entidade, talvez na tentativa de encobrir o fato de que os fundos estão ausentes ou foram apropriadamente desviados de alguma maneira. Basicamente, a trilha de auditoria é um dispositivo útil para garantir que as transações sejam conduzidas de maneira suave e honesta, com a menor quantidade de etapas necessárias empregadas no processo.
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