Como agora muitos negócios são realizados via e-mail, entender a etiqueta do e-mail comercial é de grande valor. Algumas diretrizes a serem lembradas são: conhecer o público, manter a comunicação curta e objetiva e manter o e-mail comercial semelhante ao correio comercial normal. Dentro dessas diretrizes para etiqueta de e-mail comercial, há várias exceções.
Se alguém estiver respondendo a uma consulta de trabalho ou uma publicação comercial, verifique se possível se é possível enviar anexos. Um e-mail comercial em resposta a um anúncio de emprego deve ser essencialmente uma carta de apresentação. A maioria dos anúncios indica se deve anexar um currículo ou recortar e colar o currículo. Algumas empresas não abrirão anexos e excluirão emails com anexos.
Além disso, quando um anexo for aceitável, verifique se ele não é muito comprido. Enviar algo acima de 150k é considerado uma grande violação da etiqueta de e-mail comercial na maioria dos casos. No entanto, um projeto no qual duas pessoas estão trabalhando juntas pode ocasionalmente exigir gráficos ou arquivos de projeto que ocupam mais espaço. Basta verificar se o parceiro de negócios deseja que eles sejam enviados por e-mail. Ele ou ela pode preferir uma cópia do disco do correio tradicional para reduzir quanto tempo leva para carregar um e-mail.
A etiqueta de e-mail comercial sugere o uso de formalidade para abordar as pessoas. Em geral, dirija-se às pessoas como se estivesse conversando com a pessoa. Se alguém costuma se dirigir a alguém como o Sr. Brown, não comece uma carta usando o primeiro nome do Sr. Brown. Se alguém costuma chamar o Sr. Brown pelo primeiro nome, a etiqueta do e-mail comercial permite o endereço menos formal.
Quando alguém não está familiarizado com o status de casada de uma mulher, a etiqueta por e-mail comercial sugere o termo Sra. Uma exceção a isso é o e-mail aos médicos. Nesse caso, use o título formal de Dr.
Certifique-se de incluir uma linha de assunto específica em relação ao conteúdo do e-mail de alguém. Pode ser “Responder à publicação da tarefa nº 1351 na lista de Craig” ou “Vamos nos encontrar nesta semana para discutir nossas opções”. Certifique-se de que o assunto reflita o material que se pretende apresentar.
O email comercial não precisa de pontuação criativa, carinhas felizes ou outros floreios que possam ocorrer em emails casuais entre amigos. Também deve estar livre de abreviações de bate-papo. Dois parceiros de negócios próximos podem incluí-los em seus e-mails, mas geralmente formal é melhor.
Para reduzir o espaço, não cite todo o material enviado por outra pessoa. Recorte, cole e cite apenas pequenos pedaços de material, quando relevante. Se o material não for relevante, exclua o material citado antes de responder a uma mensagem. Além disso, mantenha o próprio material curto e direto ao ponto.
A etiqueta de e-mail comercial exige ainda que você se comunique usando boa gramática, frases bem construídas e palavras escritas corretamente. Se alguém não é forte nessas áreas, as comunicações podem parecer bastante tolas e fazer com que pareça menos inteligente. Certifique-se de digitar o material de verificação ortográfica e gramatical e, em seguida, leia-o novamente, em voz alta, para verificar se faz sentido. Se a gramática ainda continuar sendo um problema, considere um curso de redação comercial para ajudar a melhorar a comunicação por escrito.
Por fim, não adicione parceiros de negócios à lista de piadas de alguém. Esta é uma violação clara da etiqueta de e-mail comercial. Se alguém trabalha com alguém que gosta de piadas, peça seu email particular para adicionar à sua lista. Além disso, nunca encaminhe correio em cadeia para um parceiro de negócios. Se alguém receber um aviso de vírus, verifique os sites fraudulentos da Internet antes de enviá-lo aos parceiros de negócios. A maioria dos avisos de vírus enviados por email são trotes e causam alarmes desnecessários ou ocupam espaço no que deveria ser uma caixa de correio orientada a negócios.
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