Um planejador de equipamentos é um funcionário que solicita, inventários e gerencia todos os tipos de equipamentos usados em um negócio. O planejador de equipamentos pode ter um foco amplo ou trabalhar em um setor específico; planejadores de equipamentos médicos, por exemplo, trabalharão exclusivamente em ambientes médicos, como hospitais ou centros médicos. O planejador deve ter um conhecimento profundo dos tipos de equipamento comumente usados em um setor específico e precisará desenvolver contatos com distribuidores e fabricantes para encontrar os melhores preços, serviços e opções de entrega.
O gerenciamento de inventário é um dever importante do planejador de equipamentos. Ele ou ela deve rastrear faturas de equipamentos, manter arquivos para quaisquer custos incorridos em reparos ou substituição de peças e gerenciar programações de manutenção para todas as máquinas. É provável que o planejador de equipamentos precise operar dentro de um orçamento definido que também seja aprovado pela gerência da empresa. Isso significa que ele ou ela deve priorizar as compras de equipamentos para garantir que as peças mais relevantes e necessárias sejam compradas primeiro.
O planejador de equipamentos também precisará pesquisar várias opções de compra de equipamentos para garantir que o melhor equipamento para o dinheiro seja comprado. Esse pode ser um processo difícil, especialmente se o planejador não estiver familiarizado com as máquinas ou equipamentos usados em um determinado setor; os empregadores tendem a contratar planejadores com alguma familiaridade com o setor exatamente por esse motivo. O planejador configurará uma conta com um fornecedor ou fabricante e é responsável por manter um bom relacionamento com esses fornecedores para compras futuras ou problemas de garantia. Se surgir um problema com uma determinada peça de equipamento, o planejador será responsável por providenciar a manutenção ou reparo da máquina ou por lidar com questões de garantia diretamente do fabricante.
Às vezes, é necessário que o planejador de equipamentos coordene a localização de máquinas ou a movimentação de equipamentos por todo o edifício. Em um hospital, por exemplo, um equipamento pode ser necessário para mais de um profissional médico ao mesmo tempo, em dois locais diferentes. O planejador do equipamento precisará, portanto, coordenar a localização do equipamento para acomodar o maior número possível de profissionais médicos. Um cronograma é frequentemente elaborado para gerenciar esta tarefa. Às vezes, o planejador é responsável por mover fisicamente peças de equipamento de um local para outro, portanto, pode ser necessário um grau razoável de aptidão física.