As transações contábeis são usadas para controlar os ativos, passivos e patrimônio líquido de uma empresa. A maioria das empresas registra transações contábeis em um livro razão que reflete débitos e créditos. Os documentos financeiros, como o balanço patrimonial, a demonstração do resultado e a demonstração dos fluxos de caixa, baseiam-se nas transações registradas na contabilidade. Os tipos básicos de transações que podem ocorrer afetarão o caixa de uma empresa, contas a receber e contas a pagar.
Quando as transações contábeis são feitas, os lançamentos de débito aumentam os ativos ou diminuem os passivos. Os créditos feitos nas contas do razão geral diminuem os ativos ou aumentam os passivos. Em termos de patrimônio líquido, os débitos diminuem as ações ordinárias e os lucros retidos, enquanto os créditos os aumentam. As receitas são aumentadas por entradas de crédito e despesas são aumentadas por débitos.
Em todos os momentos, os ativos devem ser iguais aos passivos mais o patrimônio líquido. Portanto, quaisquer transações contábeis feitas devem ter um efeito igual e oposto em ambos os lados da equação. Por exemplo, quando uma empresa emite ações ordinárias, duas entradas separadas devem ocorrer. O primeiro seria um aumento em dinheiro pelo valor do pagamento recebido e o segundo seria um aumento nas ações ordinárias para refletir o novo valor monetário de ações em circulação.
Da mesma forma, quando uma empresa receber pagamento por serviços ainda não prestados, serão realizadas duas transações contábeis. Um será feito para aumentar o dinheiro. Outro aumentará a quantidade de receita não obtida. Essa classificação de contas é considerada um passivo, pois a empresa ainda precisa realizar os serviços.
Os pagamentos de despesas tendem a resultar em duas transações que diminuem os ativos e o patrimônio líquido. Por exemplo, quando uma empresa paga aluguel, ela fará uma transação para diminuir o valor da despesa em dinheiro. Um lançamento correspondente será feito para diminuir o patrimônio líquido no mesmo valor.
As transações típicas contra contas a pagar podem envolver a compra de material de escritório a crédito. Isso resultará em uma entrada para aumentar os suprimentos pelo valor monetário que foi comprado. Uma vez que os suprimentos são considerados um ativo, os passivos também precisam ser aumentados. Diante desse cenário, o contas a pagar seria acrescido no mesmo valor.
No caso de uma empresa realizar serviços e enviar uma fatura para pagamento, o contas a receber seria aumentado em vez do dinheiro. Isso se deve ao fato de que o pagamento ainda não foi recebido, mas uma conta de ativo ainda precisa ser debitada. A entrada correspondente seria um aumento no patrimônio líquido sob a receita de serviços.