Um assistente de suporte ao programa fornece suporte administrativo e administrativo abrangente no contexto de um programa patrocinado por uma organização ou instituição. Normalmente, ele ou ela fornecerá vários serviços de suporte administrativo de rotina, como gerenciamento de correspondência, organização de viagens e manutenção de arquivos. Além disso, no entanto, o assistente de suporte também pode assumir a responsabilidade de gerenciar as comunicações com clientes, recrutas ou outras partes externas ao programa. Além disso, ele pode ser responsável por escrever folhetos, boletins e relatórios. Em muitos casos, também pode ser necessário que o assistente de suporte ao programa tenha amplo conhecimento em informática, pois ele pode ser responsável pela manutenção de arquivos e planilhas de programas e pela realização de quantidades significativas de pesquisa. As responsabilidades exatas normalmente variam de acordo com o empregador e os conhecimentos e habilidades do assistente.
Muitas organizações governamentais e privadas patrocinam uma variedade de programas que podem exigir os serviços de funcionários dedicados. Embora os programas que não tenham fundos significativos possam obrigar os funcionários a realizar seu próprio trabalho administrativo e administrativo, em alguns casos, há dinheiro suficiente no orçamento para contratar um assistente de suporte ao programa. As qualificações para esse cargo variam de acordo com a organização contratante, mas muitos gerentes de contratação preferem contratar um assistente com experiência significativa em trabalho administrativo, de secretariado ou de escritório. Além disso, pode ser necessário que o assistente tenha experiência trabalhando com vários tipos de software de escritório e, em alguns casos, também pode precisar ter um bom entendimento de vários bancos de dados. O departamento pode contar com o assistente de suporte do programa para fazer uma quantidade significativa de redação e pesquisa, o que pode significar que um gerente de contratação desejará que o assistente seja formado.
Em alguns contextos, um assistente de suporte ao programa também pode se envolver no treinamento de funcionários e clientes do programa. Como o assistente normalmente possui um conhecimento significativo das operações e dos objetivos do programa, o assistente de suporte pode ser chamado para produzir material de treinamento e orientar novos contratados e clientes para as políticas e procedimentos do programa. Em situações em que o programa precise de financiamento adicional, pessoal ou outros tipos de apoio, o assistente pode ser solicitado a fornecer informações sobre as necessidades do programa e também pode ser chamado a compilar documentação e pesquisa que podem ser adicionadas para a solicitação de suporte.
Em muitos casos, um assistente de suporte ao programa pode ter amplas responsabilidades na área de viagens e gerenciamento de eventos. Como tal, muitas vezes pode ser útil que o assistente tenha algum conhecimento das opções de viagens locais e do planejamento de eventos. Pode ser necessário que o assistente de suporte faça arranjos para passagens aéreas para os hóspedes, bem como transporte local e acomodações de hotel. Além disso, ela também pode ser solicitada a trabalhar com os gerentes das salas de reuniões locais para garantir que a conferência ocorra sem problemas.