Um gerente de eventos normalmente está envolvido no planejamento e supervisão de eventos, como festas, recepções e convenções. Dependendo da situação de emprego do gerente de eventos, ele pode trabalhar em nome de um fornecedor, como um hotel ou outro local em que os eventos geralmente são realizados, ou pode funcionar independentemente de um fornecedor específico. A quantidade de responsabilidade assumida pelos gerentes de eventos varia, mas em muitos casos eles assumem a responsabilidade primária pela logística do evento e pela coordenação de todos os fornecedores que estarão contribuindo para o evento.
Embora muitas pessoas possam planejar pequenas festas e encontros sociais em suas próprias casas, coordenar eventos maiores, principalmente quando vários fornecedores de bens e serviços de terceiros estão envolvidos, pode ser um desafio significativo. Um bom gerente de eventos é capaz de trabalhar com um anfitrião ou anfitriã para entender sua visão do evento, avaliar o orçamento e os recursos já disponíveis e, em seguida, selecionar fornecedores apropriados para o evento. No dia do evento, o gerente de eventos normalmente é responsável por garantir que os bens e serviços sejam entregues conforme prometido e que o evento ocorra sem problemas.
Se um gerente de eventos trabalha em um salão de banquetes, hotel ou outro local, sua função pode ser ligeiramente diferente da de um gerente de eventos independente. Muitos locais de eventos possuem políticas rígidas quanto ao uso de fornecedores externos. Portanto, um planejador de eventos em tal local de eventos atuaria principalmente como uma ligação entre a pessoa ou organização que deseja sediar um evento e os fornecedores aprovados ou internos da propriedade. O planejador de eventos pode aconselhar seu cliente sobre os serviços adequados necessários para o evento, como bufê, flores ou até uma pista de dança e DJ. Ele também garantiria que o espaço do local seja adequadamente configurado para o evento e que os fornecedores e outros fornecedores e a equipe de suporte desempenhem suas funções conforme necessário.
Os gerentes de eventos independentes, por outro lado, podem ter ainda mais responsabilidade. O gerente do evento pode ser responsável por localizar um local e depois negociar o custo do aluguel do espaço e de suas comodidades. Se o local permitir fornecedores de terceiros, como fornecedores e floristas, o planejador de eventos também poderá ser responsável por pedir comida e decoração para a sala de eventos. Como outros tipos de gerentes de eventos, ela também será responsável pela coordenação no local no dia do evento.