Um secretário da ala é basicamente responsável por manter o posto de enfermagem em um hospital funcionando sem problemas, executando tarefas atribuídas por uma enfermeira (RN) ou outro gerente. Os secretários da ala geralmente comunicam as informações do paciente à equipe de outros departamentos do hospital, bem como aos visitantes do paciente. Na maioria dos cargos de secretário da ala hospitalar, são esperados deveres de recepção e trabalho administrativo administrativo.
Muitos secretários da ala usam um computador para inserir informações atualizadas de médicos, enfermeiros e funcionários de outros departamentos do hospital nos registros dos pacientes. Embora eles normalmente não transcrevam as anotações dos médicos em forma de relatório, como fazem os transcriptionists médicos, os secretários da ala podem ter que digitar as informações dos relatórios em outros documentos, conforme instruído por um RN supervisor. Por esse motivo, o entendimento da terminologia médica, farmacologia e procedimentos cirúrgicos comuns é frequentemente expresso nas descrições de cargos de secretário da ala. Os enfermeiros registrados têm uma secretária da ala para preencher a papelada, a fim de ter mais tempo para lidar diretamente com os pacientes.
Manter os registros atualizados dos pacientes é uma parte importante do trabalho de um secretário da ala, pois a equipe médica exige as informações mais recentes e precisas em gráficos e outros documentos ao tratar pacientes. Muitos secretários da ala recebem treinamento no trabalho de funcionários mais graduados do posto de enfermagem. Um secretário sênior da ala pode auxiliar os enfermeiros registrados no planejamento de procedimentos administrativos e organizacionais para o posto de enfermagem.
Atender o telefone e responder a correspondência por e-mail são outras tarefas comuns de secretariado da ala. Os secretários da ala geralmente devem direcionar os visitantes do hospital para os quartos corretos dos pacientes. Ele ou ela podem manter uma comunicação regular com o membro da família de um paciente para fornecer atualizações sobre a condição da pessoa. Responder a perguntas sobre o paciente para um membro da família designado para receber atualizações é uma parte comum da maioria dos trabalhos de secretariado da ala. Um secretário da enfermaria costuma trabalhar bem na mesa da enfermaria para fornecer tarefas de recepção e direcionar os visitantes pessoalmente aos quartos dos pacientes.
Em vez de trabalhar em um ambiente hospitalar, os secretários da ala também podem ser empregados em outros ambientes médicos. Por exemplo, os centros de saúde e bem-estar, bem como as organizações de base comunitária, costumam empregar secretários da ala. Consultórios e clínicas médicas podem ser outras configurações de trabalho para os secretários da ala. Os deveres de secretariado da ala podem variar daqueles na maioria dos ambientes hospitalares, mas geralmente é esperada a recepção, além de manter atualizados os arquivos e a documentação do paciente. Nesses ambientes, o cargo pode ser um assistente administrativo médico, e não um secretário da ala.