Uma chamada em conferência pode ser um pouco mais difícil de executar do que uma reunião típica em uma sala de conferência; não há interações cara a cara, não há pistas visuais para ler e não há como saber quem está falando além do reconhecimento de voz. Ao participar de uma chamada em conferência, é necessário, portanto, exercer a etiqueta adequada da chamada em conferência, que envolve tudo, desde o local em que alguém está sentado ao atender a chamada, como abordar outros participantes na chamada. Prestar muita atenção à etiqueta adequada da chamada em conferência pode ajudar o chamador a evitar erros embaraçosos e, em vez disso, ajudar a realizar uma reunião suave e eficaz.
O organizador da chamada deve iniciar a reunião a tempo e com as apresentações ao redor. A etiqueta da chamada em conferência determina que cada pessoa na chamada seja reconhecida e introduzida para que todos os participantes estejam familiarizados e possam ouvir um ao outro. Pode ser útil enviar um e-mail ou distribuir uma agenda de reunião a todos os participantes com os nomes de todos na chamada. A reunião deve começar na hora. Uma teleconferência, em outras palavras, deve ser realizada tão profissionalmente quanto uma reunião presencial, e os organizadores devem estar tão bem preparados quanto em pessoa.
A adesão à etiqueta da chamada em conferência referente ao ruído de fundo é talvez o aspecto mais importante da própria chamada. Deve-se evitar falar ao telefone celular, pois a recepção pode causar um problema de clareza e captar os ruídos de fundo perturbadores. Cada chamador deve participar da chamada em uma sala silenciosa com pouca ou nenhuma distração. Se atender a ligação em casa, deve-se garantir que ele ou ela não sejam interrompidos por familiares, animais de estimação ou outras interações e ruídos perturbadores. Esses ruídos podem distrair todos os participantes e impedir que a reunião progrida. Evite criar ruídos desnecessários, como bater em um lápis, mastigar comida ou se movimentar em cadeiras altas.
Como ninguém na teleconferência se verá, a etiqueta da teleconferência determina que cada palestrante se identifique antes de falar. Isso evita confusão entre o grupo de chamadores e permite que cada participante tome notas precisas sobre o que foi dito e por quem. Uma voz aleatória sem identificação pode ser perturbadora e confusa para outros oradores, e se identificar em uma teleconferência é semelhante a fazer contato visual durante uma reunião presencial.
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