A documenta??o do processo de neg?cios ? o processo de cria??o de um registro escrito das etapas associadas a um processo ou procedimento de neg?cios espec?fico. Essa documenta??o ajuda a padronizar procedimentos e estabelecer boas pr?ticas. As dicas para criar documentos de processo claros e eficazes incluem o uso de linguagem facilmente compreens?vel, tendo v?rias partes revisando a documenta??o e escrevendo documentos detalhados e folhas de dicas simplificadas.
Muitas empresas criam documenta??o de processos de neg?cios para fins de treinamento. Isso significa que muitas pessoas que podem ter n?veis de compreens?o muito diferentes provavelmente ler?o os documentos. Para garantir a m?xima efic?cia, os documentos do processo devem ser facilmente compreendidos por qualquer pessoa que possa us?-los.
Os especialistas geralmente recomendam escrever esses documentos usando um idioma equivalente ao n?vel de leitura da nona s?rie. Os escritores tamb?m devem evitar o uso de jarg?es t?cnicos ou da ind?stria. Quando acr?nimos ou termos do setor devem ser usados, eles devem primeiro ser claramente definidos. Tamb?m ? aconselh?vel incluir uma lista de defini??es ao criar a documenta??o do processo de neg?cios.
Embora a documenta??o do processo de neg?cios seja frequentemente preenchida por um indiv?duo com experi?ncia no desenvolvimento de tais documentos, ? importante que outras pessoas os revisem antes de serem usados ??em comum. Se a pessoa que escreve a documenta??o n?o for especialista no processo que est? sendo documentado, esse especialista dever? realizar uma revis?o para garantir que o conte?do esteja tecnicamente correto. Os documentos tamb?m devem ser revisados ??por pelo menos um indiv?duo que n?o esteja familiarizado com o processo, para que quaisquer instru??es n?o claras ou etapas ausentes possam ser identificadas.
Documentos detalhados s?o uma parte essencial da documenta??o do processo de neg?cios. Os documentos explicam todas as etapas envolvidas em um processo e tamb?m podem fornecer informa??es adicionais, como requisitos de programas de software, restri??es legais e informa??es de contato para v?rias etapas. Embora os documentos sejam cr?ticos para uma explica??o completa do processo, eles podem ser muito longos ou volumosos para serem utilizados diariamente.
Uma solu??o para esse problema ? criar uma folha de dicas que aborda apenas as etapas mais cr?ticas e serve como lembrete depois que toda a documenta??o do processo for lida. Essas folhas de dicas devem fornecer uma maneira f?cil de encontrar informa??es b?sicas sobre cada etapa. Pode ser aconselh?vel fornecer a p?gina ou o n?mero do cap?tulo onde as informa??es podem ser encontradas na documenta??o completa, para que o leitor tenha uma refer?ncia se precisar de detalhes adicionais. Tais folhas s?o frequentemente apresentadas como fluxogramas ou contornos.
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